Kamis 05/07/2018 14:45 WIB |
oleh
Portal Jogja
DPMP KOTA YOGYAKARTA KEMBALI MERAIH SERTIFIKAT ISO 9001 VERSI 2015
Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta kembali meraih Sertifikat ISO 9001 versi 2015, pada Audit Surveilen hari Rabu 4 Juli 2018 oleh Worldwide Quality Assurance (WQA) Indonesia.
Kepala Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta, Drs. Heri Karyawan, selaku Top Manajemen memberikan sambutan dalam acara pembukaan pelaksanaan audit eksternal. Pada prinsipnya DPMP Kota Yogyakarta telah siap untuk diaudit.
“Kami ingin terus mewujudkan peningkatan mutu pelayanan kepada masyarakat, yaitu ingin memberikan kemudahan dalam pelayanan perizinan dan non perizinan, namun harus tetap sesuai dengan regulasi yang berlaku. Untuk itu melalui audit eksternal ini kami berharap memperoleh masukan yang dapat kami tindak lanjuti sebagai perbaikan yang menyeluruh terkait manajemen resiko sesuai standar ISO 9001 versi 2015 ”tegas Heri Karyawan.
Auditor WQA Totok Subagyo, mengatakan tujuan dilakukan Audit adalah untuk memastikan proses dan sistem yang ditetapkan oleh DPMP Kota Yogyakarta, sudah diterapkan sesuai standar yang berlaku atau belum. “Kami ingin melihat apakah sistem yang sudah ada sudah efektif,” ungkapnya. Selain itu juga disampaikan bahwa di era digitalisasi yang semuanya berbasis IT, seiring perkembangan zaman dimana pelayanan berbasis digital semakin berkembang pesat, di era generasi zaman now ini, ISO sudah bergeser, yang semula dikejar adalah “mutu“, maka sekarang yang dikejar adalah “kemudahan”, bagaimana mengurus izin apapun yang tidak perlu ribet. “Kami ingin melihat bagaimana komitmen DPMP Kota Yagyakarta dalam menjalankan pelayanan kepada masyarakat termasuk komitmen menjalankan ISO,” tambahnya. “Yang perlu diperhatikan adalah konsistensi DPMP Kota Yogyakarta dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan mudah dan sesuai aturan” Totok melanjutkan. Auditor juga akan melihat pola komunikasi internal dan komunikasi eksternal serta sejauh mana pelaksanaan kontrol dokumen yang selama ini dilaksanakan di DPMP Kota Yogyakarta. Dan yang tidak kalah penting untuk diperhatikan adalah pengukuran kepuasan masyarakat.
Totok Subagyo menambahkan untuk sertifikasi ISO 9001 versi 2015 dilakukan dengan metode observasi, wawancara pelanggan dan teknik sampling. Hasil akhir dari sertifikasi adalah adanya kesesuaian yang artinya akan diterbitkan sertifikat atau ketidaksesuaian. “Ketidaksesuaian ada dua yaitu minor dan major. Apabila minor maka sertifikat akan tetap diterbitkan namun dengan beberapa catatan. Sementara itu apabila hasilnya adalah ketidaksesuaian major, maka sertifikat tidak akan diterbitkan, atau ditunda pemberiannya. Diharapkan catatan untuk ISO adalah upaya-upaya untuk peningkatan, adanya tantangan yang dihadapi merupakan suatu tindakan dalam menghadapi manajemen risiko. Dan kepuasan pelanggan menjadi nomor 1. Kemudahan itu adalah harapan di zaman now , apa yang kita harapkan/inginkan, bisa diperoleh dengan mudah dan cepat, contoh: ada komplain atau aduan langsung ditanggapi” lanjut Totok.
“DPMP sudah penuh dengan penghargaan......, ini merupakan Good Point bagi DPMP, karena penghargaan merupakan improvement”
Audit di DPMP Kota Yogyakarta dilakukan Rabu 4 Juli 2018, sejak pagi hingga sore hari. Hasil audit dipaparkan pada rapat penutupan (closs meeting) yang berlangsung di Auditorim DPMP Kota Yogyakarta lantai 3. Audit dilakukan oleh Totok Subagyo bersama rekannya Herawan Saputro. Setelah observasi, wawancara dan berbagi informasi dengan pegawai maupun pejabat DPMP Kota Yogyakarta , Totok Subagyo memaparkan temuannya. Menurutnya komitmen DPMP Kota Yogyakarta sudah bagus.
“Secara organisasi sudah baik. ISO 9001 versi 2015 ini untuk kebutuhan pelanggan. Bergesernya budaya/paradigma, tidak mengurangi aspek religi/kultur atau budaya. Kebutuhan dan keinginan masyarakat tetap harus diperhatikan ,” ujarnya. Audit internal di DPMP Kota Yogyakarta sudah berjalan dengan baik. Dan untuk audit internal ISO 9008 versi 2015 ini sudah dilakukan yang kedua kalinya. Untuk itu perlu dilakukan evaluasi terhadap audit internal. Evaluasi tidak hanya pada audit saat itu tetapi juga membandingkan dengan audit periode sebelumnya. “Hal ini dilakukan untuk mengetahui adakah temuan yang berulang sehingga dapat menentukan trend. Dengan demikian juga dapat menentukan prioritas tindak lanjut,” jelas Totok.
Disampaikan oleh Totok Subagyo lebih lanjut bahwa hasil audit eksternal ada beberapa rekomendasi yang harus ditindaklanjuti yaitu:
Kepuasan Pelanggan ( SKM )
Pengukuran Kepuasan Pelanggan (SKM) telah dilakukan kajian statistik. Disarankan untuk memasukkan aspek saran masyarakat dalam laporan SKM setiap semester dengan menganut aspek kepentingan organisasi.
Leadership ( Audit Internal )
Pelaksanaan Audit Internal untuk dikendalikan terkait mereview kembali daftar pertanyaan audit sesuai kebutuhan klausul yang ada (semua klausul ISO).
Bagian Pelayanan
Organisasi sudah membuat sasaran mutu dengan baik dan berhasil dicapai, peluang perbaikan perlunya merubah sasaran mutu di Bidang Pelayanan dengan membuat inovasi sasaran mutu yang terbaru.
Penataan Arsip
Peluang perbaikan pada bagian arsip sebaiknya disediakan termometer ruangan dan di catat sebagai bahan dokumentasi.
Standart Dokumen arsip yang baik:
Mudah dipertanggung jawabkan
Mudah ditelusuri
Tersistem
Ruang Pelayanan
Ruang pelayanan sudah bersih dan tertata dengan rapi peluang perbaikannya adalah untuk menambah tanda jalur evakuasi apabila dalam keadaan darurat.
Dari rekomendasi kedua auditor tersebut, Totok kemudian menyampaikan Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta dapat memperoleh Sertifikat ISO 9001 versi 2015 untuk tahun 2018.
DPMP Kota Yogyakarta sudah meraih sertifikat ISO 9001:2008 dari tahun 2010 sampai dengan tahun 2016, dan untuk ISO 9001 versi 2015 ini sudah diraih dua kali yaitu tahun 2017 dan tahun 2018. (Christy D.)
