Berdasarkan hasil evaluasi kelengkapan berkas-berkas lamaran dan kesesuaiannya dengan persyaratan, Tim Seleksi Pengadaan Tenaga Teknis menetapkan nama-nama pelamar yang lolos dalam seleksi administrasi. Adapun Berita Acara Hasil Seleksi Administrasi dan jadwal ujian tertulis dapat diunduh disini

Guna mencukupi kebutuhan tenaga untuk layanan perpustakaan dan layanan perpustakaan keliling, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta membuka kesempatan kepada masyarakat yang berminat untuk mengisi  lowongan tersebut. Pengumuman selengkapnya dapat diunduh disini

Senintanggal 18 September  2017, Dinas  Perpustakaan dan Kearsipan  ( DPK ) Kota Yogyakarta  mengadakan Bimbingan Teknis ( Bimtek )Pengembangan Profesi Arsiparis di Ruang Arya Ngampilan Yogyakarta. Selain dihadiri oleh semua arsiparis sejumlah 15 orang, bimtek ini juga dihadiri oleh 6 pejabat struktural di bidang kearsipan serta perwakilan dari perangkat daerah yang menjadi juara II pada lomba kearsipan tingkat Pemerintah Kota Yogyakarta tahun 2017. Perwakilan dari perangkat daerah tersebut adalah Kelurahan Ngampilan, Bagian Tata Pemerintahan, UPT Budhi Dharma dab badab Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Yogyakarta Bimbingan Teknis ini dibuka oleh Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Wahyu Hendratmoko, SE, MM. Dalam kesempatan tersebut Wahyu Hendratmoko menyatakan bahwa pelaksanaan bimtek ini berfungsi sebagai wahana penyegaran serta ajang peningkatan kompetensi bagi arsiparis. Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga menyatakan bahwa wacana ke depan pengelolaan kearsipan dan tertib arsip dihaapkan dimasukkan dalam salah satu indikator penilaian untuk tunjangan kinerja (tukin) di Pemerintah Kota Yogyakarta. Sehingga diharapkan indikator penilaian untuk tunjangan kinerja nantinya adalah kedisiplinan sasaran kinerja pegawai (SKP), penyerapan anggaran serta pengelolaan kearsipan dan tertib arsip di semua perangkat daerah.   Mengingat wacana kedepan tentang pengelolaan arsip yang akan menjadi salah satu unsurtukin maka berbanggalah insan kearsipan Kota Yogyakarta, saat yang kita nanti  akan tiba,  saat dimana  bidang kearsipan tidak lagi dipandang sebelah mata, saat dimana kearsipan tidak dipandang remeh. Ayo insan kearsipan Pemda Kota Yogyakarta bangkitkan semangatmu, tunjukkan kerjamu bahwa apa yang kau kerjakan selama ini teryata bermanfaat.   Oleh : Suminarti

Menurut Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang pengawasan kearsipan bahwa pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Dengan adanya kebijakan pengawasan kearsipan di Tingkat Pusat, maka Pemerintah  Kota Yogyakarta melalui Lembaga Kearsipan Daerah menindaklanjuti peraturan tersebut. Hal ini telah dilakukan oleh Pemerintah Kota Yogyakarta melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dengan menyusun rancangan Peraturan Walikota tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan bagi Lembaga Kearsipan Daerah dan pencipta arsip/Perangkat Daerah Pengawasan Kearsipan perlu dilakukan dalam rangka menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar dalam penyelenggaraan kearsipan. Latar belakang dilaksanakan pengawasan kearsipan adalah adanya permasalahan antara lain : Penumpukan arsip di sembarang tempat Sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat, tepat dan lengkap. Pengelolaan arsip yang belum sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan sehingga menjadi masalah kearsipan yang sangat komplek Adanya arsip yang hilang yang mengakibatkan hilangnya asset Negara Dengan adanya pengawasan diharapkan permasalahan tersebut dapat diminimalisir. Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah setiap perangkat daerah dapat menganggarkan sendiri dalam kegiatan pengelolaan arsip, pengadaan sarana dan prasarana kearsipan yang disesuaikan dengan Peraturan Walikota tentang Standardisasi Harga Barang Jasa Pemerintah, dan diharapkan setiap SKPD dapat memanfaatkan sarana dan prasaran sesuai dengan peruntukannya. Rencana Peraturan Walikota tentang pengawasan kearsipan ini salah satunya diusulkan bahwa hasil pengawasan kearsipan dapat menjadi tolok ukur dalam pengukuran tunjangan kinerja pegawai. Untuk merealisasikan hal tersebut perlu adanya dukungan dari perangkat daerah terkait , antara lain : BPKAD, BKPP, Inspektorat, bagian Organisasi, Bagian Hukum dan pengambil kebijakan, sehingga dengan adanya dukungan dari perangkat daerah dan pengambil kebijakan maka pengawasan kearsipan dapat terlaksana dengan baik.   Oleh Sudarmiyati

Dunia perpustakaan memiliki hari istimewanya, yaitu Hari Kunjung Perpustakaan yang jatuh pada tanggal 14 September. Sebagaimana  hari-hari istimewa lainnya yang dijadikan penyemangat atau motivasi, perpustakaan semestinya menatap secara positif hari istimewanya. Oleh karena itu, bertepatan dengan hari kunjung perpustakaan pada tanggal 14 September 2017, Perpustakaan Kota Yogyakarta menyelenggarakan berbagai kegiatan dalam upaya mengingatkan kembali masyarakat akan arti penting perpustakaan. Adapun bentuk kegiatan tersebut antara lain:  Festival Literasi: Workshop Kepenulisan Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Rabu-Kamis, 13-14 September 2017 pukul 13.00-17.00 WIB di Ruang Pertemuan Lantai 2 DPK Kota Yogyakarta, berupa pelatihan kepenulisan yang diikuti oleh siswa-siswa tingkat SLTP sejumlah 50 orang. Materi diisi dengan pelatihan membuat artikel layak terbit dan literasi informasi berbasis TI dengan menghadirkan narasumber Drs. ST. Kartono, M.Hum dan Heri Abi Burrachman, MIP. Semarak Hari Kunjung Perpustakaan Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Kamis, 14 September 2017 di Perpustakaan Kota Yogyakarta, mulai jam buka (08.00 WIB) sampai dengan jam tutup layanan (20.00 WIB). Kegiatan berupa penjelasan/sosialisasi kepada masyarakat  akan arti penting perpustakaan untuk dimanfaatkan. Menyambut hari kunjung perpustakaan, pada hari tersebut petugas akan memberikan pelayanan istimewa kepada pengunjung dengan menyediakan welcome drink and snack, serta doorprize menarik. Diskusi Komunitas  Kegiatan dilaksanakan pada hari Kamis, tanggal 14 September 2017 pukul 08.00-11.00  WIB di Ruang Pertemuan Lantai 2 DPK Kota Yogyakarta, berupa forum sarasehan antar pengelola perpustakaan sekolah dasar dalam upaya mendukung Gerakan Literasi Sekolah melalui Pojok Baca Kelas. Adapun narasumber diskusi ini adalah Septi Suciati, S.Pd.SD (Kepala SDN Golo Yogyakarta) dan Anna Nurhayati, S.I.Pust (Pengelola Perpustakaan SD Muhammadiyah Sapen Yogyakarta) Upacara Bendera Pemerintah Kota Yogyakarta Dalam Rangka Memperingati Hari Kunjung  Perpustakaan Tahun 2017 Dilaksanakan pada hari Senin, 18 September 2017 di Halaman Balaikota Yogyakarta dan diikuti oleh segenap jajaran pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Upacara ini juga akan diisi dengan pembagian hadiah lomba perpustakaan sekolah tingkat SD/MI dan Lomba Perpustakaan Khusus di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta Tahun 2017. Seminar Regional Perpustakaan Khusus Dilaksanakan pada hari Rabu, 20 September 2017 pukul 08.00-13.00 WIB di Ruang Arjuna Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Seminar ini mengambil tema Efektifitas Manajemen Pengelola Perpustakaan Khusus di Lingkungan Organisasi Perangkat Daerah Kota Yogyakarta untuk Mempercepat Terwujudnya Pencapaian Visi Kota Yogyakarta sebagai Pusat Pelayanan Jasa yang Berdaya Saing Kuat dengan Keynote Speech: Drs. H. Haryadi Suyuti (Walikota Yogyakarta) dan narasumber Drs Lasa HS, M.Si (Ka. Perpustakaan UMY) dan Moh. Mursyid M.IP, (Pengelola Perpustakaan Khusus Dinas Perindagkop DIY). Adapun peserta seminar ini adalah para pengelola perpustakaan khusus/instansi di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar mengadakan studi komparasi  tentang sistem informasi Kearsipan ke Dinas Perpustakaan  dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Kamis, 7 September 2017. Rombongan dari Kota Blitar tersebut sebanyak 15 orang yang terdiri dari  Asisten Administrasi  Umum Setda Kota Blitar, Kepala Dinas Pepustakaan  dan Kearsipan, Kepala Dinas Kominfo, Kepala BPKAD,  serta pejabat struktural,  dan staf. Rombongan yang dipimpin oleh Asisten Administrasi Umum Setda Kota Blitar Drs. EC. Setija Basuki ini diterima oleh Kepala Bidang Perlindungan, Penyelamatan, Data dan Informasi Arsip, Nursigit Edi Putranta, SIP di ruang Arya.                 Dalam sambutannya, Setija Basuki  menjelaskan bahwa kedatangan rombongan dari Kota Blitar  adalah untuk studi  orientasi dan menambah wawasan tentang  teknis   informasi kearsipan yang ada di Kota Yogyakarta. Kegiatan studi orientasi ini dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan informasi kearsipan dengan  berbasis website berupa aplikasi SIKD yang akan diterapkan di Kota Blitar.                 Nursigit  dalam sambutan penerimaannya mengucapkan terimakasih karena Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dipilih untuk menjadi tempat studi orientasi. Dikatakan bahwa Kota Yogyakarta sudah menggunakan berbagai aplikasi untuk pengelolaan kearsipan, antara lain pengendalian surat elektronik, e-office, mariska, dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS).  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta juga mengembangkan berbagai layanan kearsipan untuk masyarakat yaitu Rosita untuk memperbaiki arsip yang rusak, Amarta untuk layanan alih media arsip masyarakat, Arsita untuk penyelamatan dan pemulihan  arsip dari bencana, serta Paramita yaitu penjagaan arsip vital milik pemerintah.                 Setelah sesi tanya  jawab rombongan diajak wisata arsip mulai dari ruang pamer arsip (Pamela), ruang Layanan (Luna), ruang transit, ruang pengolahan, depo arsip inaktif, depo arsip statis, ruang vaulting, dan ruang Rosita (restorasi arsip).

Dengan menggunakan batik warna ungu, rombongan pegawai Fakultas Psikologi UGM hari Selasa 5 September 2017 melakukan kunjungan sekaligus magang di Arsip Jogja untuk belajar tentang pengelolaan arsip dinamis dan arsip inaktif, khususnya dalam penyerahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Rombongan datang sekitar pukul  08.00 secara bersamaan. Berkenan hadir menyambut adalah Kepala Bidang Perlindungan Penyelamatan Data dan Informasi Arsip Nur Sigit Edi Putranto, SIP dan Kepala Bidang Pengelolaan dan Pengembngan Kearsipan Rudi Firdaus MM MSi beserta jajaran dan kunjungan ini berakhir sekitar pukul 14.00 WIB Meskipun Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan Fakultas Psikologi mempunyai bidang tugas yang berbeda, tetapi arsip yang dihasilkan pada  sekretariat mempunyai beberapa kesamaan, misalnya arsip kepegawaian, arsip keuangan dan arsip barang. Demikian juga dalam pengelolaan arsip mahasiswa khususnya bagian akademik juga memiliki kemiripan dengan pengelolaan arsip data siswa yang oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah diwujudkan  dalam aplikasi ( ABIASA) . Dalam hal aplikasi surat Fakultas Psikologi bahkan sudah lebih maju, karena penomoran sudah dilakukan dengan otomatis, masing-masing unit pengolah bisa mengambil nomor tanpa repot harus datang ke sekretariat. Semoga dengan kunjungan ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan khususnya cluster arsip dan Fakultas Psikologi UGM bisa saling  belajar dan berbagi ilmu untuk pengelolaan arsip yang lebih baik di kemudian hari.   oleh : Muhammad Hilkham

Penyelenggaraan pelayanan publik yang baik merupakan harapan semua pihak Namun demikian, saat ini masih banyak dijumpai kelemahan dalam pelayanan publik oleh aparatur pemerintah sehingga belum dapat memenuhi kualitas yang diharapkan masyarakat. Hal ini ditandai dengan masih adanya berbagai keluhan masyarakat yang disampaikan melalui media massa. Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, sebagaimana diamanatkan dalam Undang‑undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2000 tentang Program Pembangunan Nasional (PROPENAS) adalah dengan penyusunan indeks kepuasan masyarakat sebagai tolok ukur untuk menilai tingkat kualitas pelayanan. Di samping itu, data indeks kepuasan masyarakat akan dapat menjadi bahan penilaian terhadap unsur pelayanan yang masih perlu perbaikan dan menjadi pendorong setiap unit penyelenggara pelayanan untuk meningkatkan kualitas pelayanannya. Mengingat pentingnya penyusunan indeks kepuasan masyarakat seperti yang tersebut di atas, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta pada tahun 2017 menyelenggarakan kegiatan penyusunan indeks kepuasan masyarakat. Penyusunan indeks kepuasan masyarakat ini juga bertujuan untuk mengetahui tingkat kinerja secara berkala sebagai bahan untuk menetapkan kebijakan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan perpustakaan selanjutnya. Adapun unsur-unsur yang diukur dalam pengukuran indeks kepuasan masyarakat berdasarkan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 74 Tahun 2014 tentang Pedoman Pengukuran Survey Kepuasan Masyarakat meliputi kesesuaian persyaratan pelayanan, kemudahan prosedur pelayanan, jangka waktu penyelesaian pelayanan, biaya/tarif yang ditetapkan, kesesuaian hasil pelayanan dengan ketentuan yang ditetapkan,  kemampuan petugas dalam memberikan pelayanan, perilaku petugas dalam memberikan pelayanan, Kesesuaian standar pelayanan, serta tindak lanjut penanganan pengaduan, saran dan masukan. Setelah dilakukan survey terhadap pemustaka pada bulan Agustus 2017, diperoleh angka IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat) sebesar 77,822. Angka tersebut menunjukkan bahwa mutu pelayanan Perpustakaan pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta termasuk dalam kategori B dengan kinerja unit pelayanan termasuk Baik. Indeks kepuasan masyarakat ini mengalami kenaikan dari tahun 2016 yaitu sebesar 74,76. Hal ini menunjukkan bahwa masyarakat pemustaka menilai bahwa secara umum layanan Perpustakaan Kota Yogyakarta telah terselenggara dengan baik dengan tingkat kepuasan masyarakat yang mengalami kenaikan dari tahun sebelumnya.

Penyelamatan arsip merupakan bagian dari tugas pokok Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Kota Yogyakarta. Salah satu bentuk kegiatan penyelamatan arsip dilaksanakan dengan adanya kegiatan restorasi arsip. Restorasi arsip merupakan suatu upaya memperbaiki arsip dengan tujuan untuk memperpanjang umur simpan arsip sehingga masih tetap bisa diakses informasinya dan dimanfaatkan. Tahun 2017 Dinas Perpustakaan dan kearsipan Kota Yogyakarta telah menambah salah satu bentuk layanan kearsipan, yakni restorasi arsip, dalam hal ini masih sebatas pada arsip tekstual. Restorasi arsip ditujukan kepada masyarakat Kota Yogyakarta terutama untuk arsip-arsip milik personal. Sosialisasi layanan restorasi arsip ini telah dilaksanakan pada bulan Maret sampai dengan April tahun 2017. Salah satu warga masyarakat Kota Yogyakarta yang telah memanfaatkan layanan restorasi arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Tejo Pramono Negoro warga Kecamatan Danurejan. Warga tersebut datang ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta karena arsip-arsip pribadinya sebagian mengalami kerusakan akibat di makan rayap. Arsip-arsip tersebut merupakan arsip vital terkait dengan pendidikan dan karier pekerjaannya, diantaranya adalah ijazah dari SD sampai dengan Diploma III, Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai, Surat Perjanjian terkait Kontrak Pegawai dan lain sebagainya. Arsip rusak yang diterima Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta kemudian direstorasi oleh arsiparis. Restorasi arsip ini dilakukan tanpa dipungut biaya. Selama proses restorasi masyarakat diperbolehkan melihat hasil arsip yang telah diperbaiki dengan memberikan contoh beberapa hasil restorasi arsip. Selain itu Dinas Perpustakan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta  juga berbagi “ilmu” kepada masyarakat mengenai langkah-langkah guna penyelamatan dan pelindungan arsip ketika terjadi kerusakan arsip akibat dimakan rayap, yang meliputi : Membersihkan arsip dari kotoran menggunakan air bersih; Menyemprotkan larutan alkohol/etanol 70% ke seluruh permukaan arsip secara merata; Mengurai lembaran arsip secara hati-hati; Mengeringkan arsip menggunakan kipas angin di dalam ruangan yang tidak terkena sinar matahari langsung Dengan layanan restorasi arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dapat meningkatkan peran sertanya untuk membantu masyarakat dalam menyelamatkan dan melindungi arsip vital yang mereka miliki.   oleh : Haeriah

Salah satu daya dukung keberhasilan penyelenggaraan pendidikan dan pembelajaran di sekolah adalah perpustakaan sekolah. Selain sebagai jantung sekolah, perpustakaan sekolah berfungsi sebagai tempat pelejitan jiwa, khususnya untuk anak didik. Perpustakaan dapat menjadi wahana pembangun motivasi anak-anak dalam pencapaian cita-citanya. Untuk itu keberadaan perpustakaan perlu mendapat perhatian yang lebih, baik dalam penyelenggaraan, pengelolaan, hingga peningkatan kompetensi pengelolanya. Kondisi pengelola perpustakaan sekolah tingkat dasar di Kota Yogyakarta sangat bervariasi. Sebagian dari mereka telah memiliki basis kompetensi pengetahuan perpustakaan, pendidikan, atau pelatihan, namun sebagian lagi tidak. Menyadari bahwa tanpa sumber daya manusia yang berkualitas, penyelenggaraan perpustakaan tidak dapat berjalan dengan baik, pada tahun anggaran 2017 Dinas  Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyelenggarakan kegiatan Pelatihan Pengelola Perpustakaan Sekolah  tingkat SD/MI se-Kota Yogyakarta. Kegiatan ini dilaksanakan antara tanggal 22 – 25 Agustus 2017 dan terbagi dalam 2 angkatan. Sejumlah 30 pengelola perpustakaan SD/MI, baik swasta maupun negeri, mengikuti pelatihan angkatan I, sedangkan angkatan II diikuti oleh 31 peserta. Materi pelatihan pada tahun ini difokuskan pada pengolahan bahan pustaka dan manajemen perpustakaan berbasis aplikasi SLiMS (Senayan Library Management System). Dengan pelatihan ini diharapkan pengelolaan perpustakaan sekolah di tingkat dasar akan lebih efektif dan profesional.

Tiga kali  Arsip Kota Yogyakarta meraih prestasi sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Terbaik Nasional tingkat Nasional. Tahun 2013, 2016, 2017  Arsip Kota Yogyakarta di bawah naungan Dinas Perpustakaan dan Kearispan masuk dalam jajaran LKD Terbaik di Indonesia. Pemilihan LKD Terbaik Nasional merupakan program dari ANRI sebagai instansi pembina yang bertujuan memberikan penghargaan dan apresiasi kepada LKD yang telah melaksanakan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan standar kearsipan. Selain itu juga memberikan motivasi kepada LKD kabupaten/kota untuk dapat mengikuti jejak LKD yang telah berprestasi. Pada tahun 2017 ini Arsip Yogyakarta kembali masuk jajaran LKD Terbaik Nasional Tahun 2017. Tahapan demi tahapan dalam proses pemilihan LKD Terbaik Nasonal telah dilalui mulai dari Penunjukan oleh BPAD DIY, Pengumpulan Instrumen, Verifikasi Lapangan yang dilakukan oleh Tim Penilai, Presenatsi oleh Kepada LKD dihadapan Tim Penilai hingga puncaknya adalah Malam Penganugerahan ANRI Award pada tanggal 17 Agustus di Hotel Pantai Indah Jaya, Ancol, Pademangan, Jakarta.  Pada kesempatan itu, Wakil Walikota Yogyakarta, Heroe Poerwadi berkenan menerima penghargaan didampingi oleh Kepala LKD Kota Yogyakarta yaitu Wahyu Hendratmoko. Penghargaan diberikan oleh MENPAN dan RB, Asman Abnur dan diterima oleh Wakil Walikota Yogyakarta Heroe Poerwadi. Dalam momen yang bersamaan MenPAN dan RB menyampaikan pesan dalam sambutannya bahwa keberhasilan kinerja suatu lembaga bisa dilihat dari penataan arsipnya, kalo arsipnya bener, maka kerjanya bener, tidak berantakan dan tidak menyebabkan kerugian negara. Sementara Kepala ANRI, Mustari Irawan menyampaikan pesan bahwa arsip akan menentukan nasib bangsa. Mengabaikan arsip menyebabkan hilangnya sejarah. Wakil Walikota Yogyakarta, Heroe Poerwadi juga berpesan kepada DPK Kota Yogyakarta untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi dalam artian digitalisasi arsip agar lebih mudah diakses oleh siapapun, dimanapun dan kapanpun dengan tanpa mengabaikan keamanan dan akses arsip. Sementara Plt. DPK, Wahyu Hendratmoko , mengatakan bahwa raihan prestasi Arsip Kota Yogyakarta tidak lepas dari kerja keras seluruh jajarannya dan tentunya dukungan dari Jajaran Pemerintah Kota  Yogyakarta. Selain itu juga diungkapkan bahwa, perjuangan DPK tidak sampai hanya berhenti meraih prestasi, tetapi justru harus berjuang lebih keras sehingga dapat meningkatkan pelayanan publik lebih baik lagi. Wahyu Hendratmoko menyampaikan rasa  terima kasihnya kepada semua pihak yang telah berkontribusi dan mendukung upaya yang telah dilakukan oleh Arsip Kota Yogyakarta. Melalui bidang kearsipan pihaknya telah  ikut andil memberikan prestasi bagi Pemerintah Kota Yogyakarta dan membanggakan bagi masyarakat Kota Yogyakarta.   oleh : Sri Suhartini

Dalam satu minggu hari kerja ini Arsip Jogja, kekedatangan tamu dari dua Dinas Kearsipan yang berbeda. Meskipun berbeda keduanya mempunyai tujuan yang sama yaitu ingin belajar tentang pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Yang pertama adalah kunjungan rombongan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Natuna pada Senin 14 Agustus 2017. Kunjungan ini sangat mendadak karena awalnya kunjungan mereka hanya akan menimba ilmu perpustakaan, tetapi setelah mendapat informasi bahwa arsip Jogja memiliki pengelolaan arsip yang bagus maka rombongan yang dipimpin Kepala Dinas Basri dan staf Diko. Membayangkan Kepulauan Natuna Propinsi Kepulauan Riau yang terletak jauh diujung utara Indonesia, tentu perjuangan mereka untuk memperoleh ilmu tentang pengelolaan arsip patut diapresiasi. Yang kedua adalah kunjungan dari Dinas Kearsipan Kabupaten Banyumas pada hari Jumat 18 Agustus 2017. Kunjungan ini merupakan rekomendasi dari salah seorang staf dinas tersebut yang pernah melakukan orientasi langsung ke arsip Jogja.Rombongan yang terdiri Bambang Irianto, Wiyati Dwi M, Febriana NC dan Rinto Jalu. Setelah mendapatkan paparan tentang profil arsip Jogja dan melakukan tour de arsip dari ruang layanan hingga ruang pameran, kedua rombongan tamu tersebut merasa puas dan merasa harus melakukan benchmarking supaya pengelolaan arsip mereka semakin baik dan benar.

Tanpa diduga dan tanpa disangka-sangka ternyata bahwa Lembaga Kearsipan Daerah Kota Yogyakarta, telah dilirik oleh daerah-daerah lain termasuk dari negara tetangga yang baru saja melepaskan diri dari NKRI, yaitu Negara Republik Demokratik Timor Leste Kementerian Solidaritas Sosial. Mereka sangat tertarik dengan dunia kearsipan dan sempat memperlajari tentang manajemen administrasi perkantoran yang diselenggarakan Yogya Executive School, yaitu suatu lembaga pendidikan dan pelatihan yang bergerak di bidang pengembangan sumber daya manusia dan implementasi teknologi informasi. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta terutama bidang kearsipan merupakan tempat kunjungan dan observasi lapangan yang dipilih, dan kunjungan ini sangat berkesan bagi mereka, hal ini akan terus berlanjut bahkan mereka menawarkan kepada kita untuk membimbing dan mengajari kearsipan di negara Timor Leste tersebut. Dengan menggunakan bahasa Indonesia yang agak sedikit bercampur dengan bahasa mereka dari Negara Timor Leste namun dapat dipahami, kalau mereka yang sudah agak tua masih dapat berkomunikasi dengan bahasa Indonesia, dan ternyata memang mereka sangat tertarik dan mengagumi hasil-hasil yang telah dicapai melalui arsip.....karena mereka juga berpikir jauh ke depan tentang apa saja yang nantinya mereka tinggalkan kepada anak cucu mereka kelak kalau tidak ada bukti yang berupa arsip. Oleh karena itu, ke depan akan kami kirimkan lagi mahasiswa-mahasiswa untuk belajar di Kota Yogyakarta terutama yang berhubungan dengan dunia kearsipan, demikian tutur kata dari Ketua Rombongan Mr. Antonium, bahkan lebih jauh suatu saat nanti mereka akan mengajak kita untuk memberikan bantuan pengajaran dan pembinaan kearsipan dinegaranya, dan mereka juga menceritakan tentang keadaan negaranya pada saat sekarang ini walaupun sejarah pernah mencatat bahwa kita dulu pernah merupakan bagian dari NKRI dan sekarang sudah melepaskan diri namun mereka masih  menganggap kita adalah Saudara Tua.....negara kami (Timor Leste) berupaya semampu kami dan sampai saat ini untuk tidak akan pernah mengajukan utang / pinjaman dana ke negara lain maupun kepada Bank Dunia, demikian penjelasan Mr. Antonium saat kita berdiskusi ria...tapi kalau ada negara lain atau Bank Dunia ingin memberikan bantuan sukarela dan Cuma-Cuma ya akan kami terima.....ini menunjukan bahwa walaupun masih dikatakan negara baru dan mungkin juga masih sangat memerlukan perhatian dan pembangunan di negara nya namun mereka tetap berupaya untuk tidak memberatkan anak cucu mereka kelak, dan itulah manfaatnya arsip.....karena dengan arsip besok anak cucu kita yang akan menilai kita pada saat ini apa dan bagaimana yang kita kerjakan dan mana hasilnya.... Jangan sampai nanti suatu saat kelak, anak cucu kita akan menuntut kita tentang hasil pekerjaan kita yang pada saat sekarang ini kita kerjakan tanpa hasil bahkan meninggalkan beban dan utang pada negara lain yang begitu banyak, sehingga kita hanya menjadi penonton di negara nya sendiri..... Belajarlah dari Arsip, sehingga kita dapat melihat kehidupan di masa lalu untuk mencapai cita-cita kehidupan di masa yang akan datang.....   oleh Irwan Ismail

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia telah mewacanakan tentang penerapan lima hari sekolah SD dan SMP, yaitu peningkatan efektifitas pembelajaran anak pada hari Senin sampai dengan Jumat. Sedangkan pada hari Sabtu dan Minggu anak-anak akan mendapatkan hari libur. Wacana tersebut di tingkat Kota Yogyakarta sudah mulai diterapkan pada tahun pelajaran 2017-2018. Libur anak didik bersama keluarga pada hari Sabtu-Minggu dimaknai oleh Perpustakaan Kota Yogyakarta sebagai waktu yang efektif untuk diisi dengan kegiatan yang bersifat positif dan edukatif. Sebagai alternatif, pada hari Sabtu anak-anak dapat mengunjungi perpustakaan untuk membaca buku atau menikmati fasilitas lain yang disediakan di sana. Menangkap hal ini, Perpustakaan Kota Yogyakarta menyelenggarakan program SASKIA, yaitu Sabtu Seru di Perpustakaan Kota Yogyakarta. Bentuk kegiatan pada program SASKIA ini bervariasi, mulai dari sekedar permainan seru dengan anak-anak, pengenalan buku dan perpustakaan pada anak-anak, pembacaan buku cerita oleh pustakawan, hingga pemberian kuis yang berkaitan dengan perpustakaan yang tentunya diikuti dengan pemberian hadiah (doorprize). Program SASKIA ini diselenggarakan setiap hari Sabtu antara pukul 09.00 – 13.00 WIB dan terbuka bagi semua anak-anak yang berkunjung ke Perpustakaan Kota Yogyakarta.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, pada hari Selasa,  25 Juli 2017 di RR Bima (Ruang Utama Atas) pukul 09.00 WIB menyelenggarakan Kegiatan Apresiasi Kearsipan bagi Pimpinan Perangkat Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta,  yang dihadiri lebih dari 120 orang peserta dan dalam kesempatan tersebut Wahyu Hendratmoko, SE,MM Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) menyampaikan bahwa Pemerintah Kota Yogyakarta sudah memiliki Peraturan Daerah Kota Yogyakarta nomor 3 Tahun 2017 tentang Penyelenggaran Kearsipan. Selanjutnya dengan adanya amanat Perda maka telah disusun  17 perwal. Beberapa perwal sudah direvisi dan ditandatangani Bapak Walikota , ada yang masih di bagian hukum dalam proses legaldrafting, 2 buah Jadwal Retensi Arsip (JRA) masih dimintakan rekomendasi dari ANRi . dan sisanya masih dalam proses pembahasan internal.     Asisten Umum Sekda Kota Yoyakarta Dra. MK. Poncosiwi, menyampaikan bahwa DPK telah mengikuti lomba LKD terbaik tingkat nasional dan menjadi juara pada tahun 2013 dan tahun 2016. Tahun 2017 DPK juga mengikuti lomba yang sama dan mohon doanya agar menjadi peringkat pertama. Terkait dengan adanya perda tentang kearsipan bu asisten menegaskan bahwa yang perlu digarisbawahi adalah Siapa melaksanakan apa? unit kerja melakukan apa?, Unit pengolah itu apa saja?,Unit Kearsipan itu mana saja? Arsip dinamis itu tugasnya siapa? Tugas dan kewajiban LKD apa saja? Karena semua itu ada ketentuan pidananya sehingga mohon dilaksanakan dengan sebaik baiknya     Beliau mencontohkan bahwa arsip adalah bukti otentik yaitu dengan ditemukan foto launching di propinsi DIY, Pemkot dapat membuktikan kerjasama yang telah dilakukannya Oleh karena itu dokumen foto sangat penting untuk diarsipkan dengan baik guna melihat sejarahnya, dan yang terakhir ibu Asisten berharap dengan adanya Pembangunan TIK, beban kerja pegawai dapat berkurang dan masalah kekurangan SDM dapat teratasi karena tiap bulannya pasti ada pegawai negeri yang purna tugas.     Ibu Suminarsih SS. M Hum, Kasubdit Daerah II C. Sebagai Narasumber Utama dari ANRI menyampaikan bahwa Kota Yogyakarta berbeda dengan LKD yang lain, LKD Kota Yogya sering menanyakan kekuranganya dan ingin memperbaikinya. Dengan Judul presentasi : KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KEARSIPAN, beliau menyampaikan bahwa pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan adalah UU NOMOR 43 TAHUN 2009 tentang Kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh SDM, Prasarana dan sarana serta sumberdaya lainnya. Yang termasuk Sumber daya manusia kearsipan adalah arsiparis dan sdm yang memiliki kompetensi dan profesionalitas dibidang kearsipan     Saat ini perlindungan dan penyelamatan arsip sangat penting karena arsip yang rusak butuh biaya yang tidak sedikit  untuk memperbaikinya. Penyelamatan arsip juga meliputi penyelamatan pasca perubahan kelembagaan. Dimana ada lembaga/SKPD yang digabung/dibubarkan, juga penyelamatan arsip krn bencana , dimana pemerintah harus berkoordinasi dengan propinsi dan BNPB     Di akhir pemaparannya, ibu suminarsih menyampaikan visi ANRI yang mendukung Program Nawacita Pemerintahan Presiden Jokowi yang ke 2 yaitu membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya.     Program prioritas ANRI adalah GERAKAN NASIONAL SADAR TERTIB ARSIP (GNSTA) yaitu upaya untuk meningkatkan kesadaran lembaga negara dan pemerintah daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan organisasi, sumber daya manusia kearsipan, sarana prasarana, pengelolaan arsip dan pendanaan kearsipan. GNSTA meliputi: tertib kebijakan, tertib organisasi kearsipan, tertib SDM kearsipan, tertib sarana prasarana kearsipan, tertib pengelolaan arsip dan tertib pendanaan   Sebelum diskusi tanya jawab ibu Sri Supartiyati Kasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, DPK menyampaikan materi tentang tindak lanjut Perda nomor 3 tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan  Perda Nomor 3 tahun 2017 tentang kearsipan meliputi Pengelolaan Arsip, Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyusutan, Pengelolaan Arsip Vital, Sarana Prasarana, Perlindungan dan Penyelamatan, Pengembangan dan Pengawasan, Organisasi Profesi dan Peran Serta Masyarakat. Sedangkan perwal yang telah disususn meliputi: Peraturan Walikota nomor 35 tahun 2017 tentang Pedoman Tata Kearsipan, Peraturan Walikota nomor 35 tahun 2017 tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Peraturan Walikota nomor 48 tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif, Peraturan Walikota nomor 34 tahun 2017 tentang Pedoman Alih Media Arsip, Peraturan Walikota nomor 48 tahun 2017 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, serta Peraturan Walikota nomor 46 tahun 2017 tentang Pedoman Standarisasi Sarana Prasarana Setelah acara diskusi tanya jawab selesai, maka kegiatan apresiasi kearsipan ini ditutup dengan menghasilkan beberapa kesimpulan yang antara lain berupa semakin meningkatnya kesadaran tertib arsip bagi  pimpinan SKPD terhadap arsip, hal ini dapat dibuktikan dengan kehadiran peserta yang diikuti oleh Pimpinan SKPD tersebut.   oleh : Sri Rahayu, S.Pd