Perpustakaan Kota Yogyakarta kedatangan anggota keluarga baru. Sebuah Mobil Perpustakaan Keliling bercat biru-hijau hibah dari Perpustakaan Nasional RI, terparkir di halaman Perpustakaan Kota di Suroto No.9 Kotabaru sejak 5 Januari 2018. Mobil perpustakaan keliling ini telah dilengkapi dengan 800 eksemplar buku baru dan perangkat layanan multimedia seperti TV LED 32 inch, proyektor, layar proyektor, genset, dan seperangkat komputer jinjing beserta modem. Mobil bermerk Toyota Hilux tersebut telah dimodifikasi sesuai kebutuhan layanan perpustakaan keliling yang memudahkan pengguna mengambil buku di rak yang disediakan. Kehadiran mobil layanan keliling ini menjadi penggenap angka 10 dari armada keliling yang telah dimiliki sebelumnya. Di antaranya 2 armada Monika, 6 armada Puspita, dan 1 armada Bili (mobil keliling). Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko, SE, MM berharap adanya penambahan armada baru ini akan menjangkau layanan perpustakaan keliling yang lebih luas. Mobil ini akan menjadi salah satu upaya DPK untuk meningkatkan budaya gemar membaca di kalangan masyarakat Kota Yogyakarta.

Memulai awal tahun 2018 DinasPerpustakaan dan Kearsipan mengadakan kegiatan refreshing di Umbul Sidomukti, Bandungan dan Cimory pada tanggal 27 Januari 2018. Kegiatan ini dilaksanakan sebagaip ersiapan untukmenghadapi tahun anggaran baru yang semakin banyak kegiatan dan tantangannya. Kegiatan refreshing ini diikuti oleh 53 orang dari unsur pejabat struktural, pustakawan, arsiparis dan tenaga teknis yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Kegiatan dilaksanakan pada hari Sabtu tanggal 27 Januari 2018 dengan titik kumpul pemberangkatan di Ngampilan Yogyakarta pada jam 06.30. Perjalanan dilakukan dengan memakai 1 bus besard an 1 mobil pribadi. Tujuan pertama adalah di UmbulSidomukti di daerah Bandungan dans etelah itu dilanjutkan di Cimory. Di Umbul Sidomukti peserta berkumpul terlebih dahulu di pondok lesehan untuk mendengarkan motivasi dari Plt Ka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Selanjutnya diadakan permainan yang bertujuan untuk memperkuat kerjasama dan rasa kebersamaan antara pejabat struktural, pustakawan, arsiparis maupun tenaga teknis yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Semua melebur dan membaur menjadi satu dalam kelompok-kelompok yang sudah ditentukan oleh panitia lomba. Lomba dibagi menjadi 2 kategori dan masing-masing kategoridibagi menjadi 3 pemenang. Masing-masing pemenang mendapatkan hadiah secara berkelompok daripanitia.  Selain lomba peserta juga bisa mendapatkan doorprise menarik dan ada juga hadiah utama yaitu peralatan elektronik. Pengundian doorprise dilaksanakan sembari menunggu waktu untuk makan siang dan beribadah. Setelah selesai acara di pondoklesehan peserta melanjutkan acara menikmati keindahan alam yang ada di Umbul Sidomukti. Acara ditutup dengan kunjungan ke Cimory sembari melanjutkan perjalanan pulang ke Yogyakarta. Diharapkan dengan adanya kegiatan ini pejabat stuktural, pustakawan, arsiparis maupun tenaga teknis yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta bisa lebih re fresh dan bersemangat untuk melaksanakan tugas-tugas yang sudah di susun di tahun 2018 sehingga dapat tercapai hasil yang optimal dan lebih baik lagi bagi kepentingan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta.

Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organi- sasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang  terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya. Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah  jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta mengadakan Bintek Kearsipan kepada 148 SD Negeri  dan  Swasta se - Kota Yogyakarta pada tanggal 5 sampai 15 Maret 2018 dengan dibagi menjadi empat angkatan yang masing-masing angkatan berjumlah 37 personil selama dua hari setiap satu angkatan / kelompok.  Seiring dengan kebutuhan sekarang  maka di pandang perlu adanya bintek kearsipan untuk SD baik Negeri Maupun Swasta. Sejak  tahun 2016 sampai  dengan sekarang ada beberapa guru atau petugas dari  SD Negeri maupun Swasta yang minta untuk diberikan bintek tentang kearsipan. Dengan adanya permintaan tersebut, maka  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta mulai tahun 2018 ini secara perdana memberikan bintek bagi SD Negri Dan Sawasta se - Kota Yogyakarta.

Awal tahun 2018 penggunaan aplikasi E-Office di Pemerintah Kota Yogyakarta mulai digunakan. Aplikasi E-Office ini perbaikan dari aplikasi E-Office sebelumnya. Seluruh OPD/Unit Kerja di Pemerintah Kota Yogyakarta sudah wajib untuk menggunakan aplikasi ini dalam kegiatan persuratan. Dinas Persandian dan Kominfo dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dalam hal ini ditunjuk sebagai pendamping aplikasi E-Office ini. Banyak OPD/Unit Kerja megirimkan permohonan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Satu persatu dipenuhi untuk dilakukan pendampingan atau pembinaan penggunaan Aplikasi E-Office ke setiap OPD/Unit Kerja. Rabu 31 Januari 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta melakukan pendampingan ke Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta. Bentar Budhy Harmoko, A.Md, Muhammad Hilkham A.Md, Sri Rahayu, S.Pd, dan Tri Maratun narasumber yang bertugas sebagai pendamping sekaligus melakukan pelatihan E-Office di Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta.

Menjadi tugas instansi untuk melakukan pendataan arsip, penilaian arsip dan penyusutan arsip disetiap awal tahun. Kegiatan ini dimaksudkan agar arsip yang ada di instansi tersebut tidak menumpuk. Arsip yang tidak memiliki nilai guna apapun dan sesuai jadwal Retensi Arsip dapat disusutkan untuk dimusnahkan. Hari Rabu tanggal 24 Januari 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mulai memaparkan hasil pendataan dan penilaian arsip in-aktif yang dimiliki. Arsip yang dipaparkan adalah arsip hasi kegiatan cluster kearsipan. Sri Suhartini, A.Md dan Sapto Wasono, A.Md memaparkan penilaian atas arsip yang tercipta dari tahun 2014-2015 hingga tahun 2016. Direncanakan pemaparan ini akan berakhir pada 30 Januari 2018. Hasil dari kegiatan ini, arsip yang dinilai simpan dan dimusnahakan dibuatkan daftar arsip simpan dan daftar arsip musnah yang baru dan fisik arsipnya akan di kelompokkan sesuai statusnya.

Di akhir tahun pegawai negeri sipil yang sekarang disebut dengan ASN di sibukkan dengan penilaian kinerja. Tidak ketinggalan pula dengan arsiparis. Tahun ini penilaian kinerja arsiparis tidak berdasarkan lagi angka kredit seperti tahun-tahun sebelumnya. Pejabat fungsional yang identik dengan pengumpulan angka kredit mengakibatkankan adanya tudingan bahwa fungsional belum memberikan kontribusi maksimal terhadap unit kerja dan organisasinya, serta masih ada pandangan bahwa hasil kerja fungsional hanya untuk kepentingan fungsional dan sekedar mendapatkan penilaian dari tim penilai tanpa dapat dimanfaatkan oleh unit kerja dan organisasi, maupun public. Hal inilah yang mendorong dikeluarkannya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan fungsional Arsiparis, sehingga penilaian kinerja arsiparis didasarkan pada penilaian Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Pada tanggal 18 Oktober 2017 ANRI telah mengeluarkan Surat Edaran Nomor 3 Tahun 2007 tentang Penilaian Kinerja Jabatan Fungsional Arsiparis. Dengan adanya Surat Edaran tersebut maka pelaksanaan penilaian kinerja arsiparis di seluruh Indonesia menggunakan pola konversi SKP ke dalam angka kredit kumulatif sesuai amanat Pasal 10 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan fungsional Arsiparis dan tidak lagi mengacu pada penilaian kinerja berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya serta Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2009 dan Nomor 21 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Penilaian kinerja arsiparis dengan menggunakan pola baru membutuhkan pemahaman dan persepsi yang sama antara Tim Penilai Kinerja Arsiparis, Badan Kepegawaian Pendidikan  dan Pelatihan (BKPP) Kota Yogyakarta, BKN Regional II dan dari Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DIY, sehingga Penetapan Angka Kredit (PAK) yang ditetapkan dari konversi penilaian SKP tetap dapat digunakan untuk kenaikan pangkat dan jabatan bagi pejabat fungsional arsiparis. Minimnya sosialisasi dari ANRI terkait dengan akan diberlakukannya aturan baru untuk menilai kinerja arsiparis menimbulkan kebingungan di daerah, baik terkait dengan tim penilai kinerja gabungan yang harus dibentuk, tata cara penilaian yang berbeda, konversi SKP dan perhitungan angka kredit kumulatif.  Koordinasi dengan pihak-pihak terkait harus dilakukan secara cepat mengingat waktu yang pendek antara diterbitkannya Surat Edaran Nomor 3 Tahun 2017 dengan waktu pembentukan tim dan sosialisasi terhadap arsiparis terkait dengan bukti-bukti kerja harus dipersiapkan. Penilaian kinerja arsiparis dengan pola baru mengharuskan arsiparis untuk memperlajari aturan-aturan baru yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaanya, yang meliputi : Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara terakhir dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2016 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis; Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis; Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis; Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis; dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Jabatan Fungsional Arsiparis. Di masa transisi ini ( perubahan Permenpan Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009 menjadi Permenpan RB Nomor 48 Tahun 2014 sebagaimana diubah dengan Permenpan RB Nomor 13 Tahun 2016 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis), kita sebagai arsiparis berharap penilaian kinerja yang dilaksanakan tidak merugikan bagi arsiparis dan tugas pokok sesuai SKP yang di targetkan dapat terpenuhi.   oleh Tri Umi Setyawati

Berdasarkan hasil evaluasi akhir, Tim Seleksi Pengadaan Tenaga Teknis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Tahun 2018 menetapkan nama-nama pelamar yang telah berhasil lolos dalam serangkaian seleksi yang diselenggarakan. Adapun daftar Calon Tenaga Teknis Tahun 2018 tersebut dapat diunduh disini

Berdasarkan hasil evaluasi kelengkapan berkas-berkas lamaran dan kesesuaiannya dengan persyaratan, Tim Seleksi Pengadaan Tenaga Teknis menetapkan nama-nama pelamar yang lolos dalam seleksi administrasi. Adapun Berita Acara Hasil Seleksi Administrasi dan jadwal ujian tertulis dapat diunduh disini

Guna mencukupi kebutuhan tenaga untuk layanan perpustakaan dan layanan perpustakaan keliling, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta membuka kesempatan kepada masyarakat yang berminat untuk mengisi  lowongan tersebut. Pengumuman selengkapnya dapat diunduh disini

Senintanggal 18 September  2017, Dinas  Perpustakaan dan Kearsipan  ( DPK ) Kota Yogyakarta  mengadakan Bimbingan Teknis ( Bimtek )Pengembangan Profesi Arsiparis di Ruang Arya Ngampilan Yogyakarta. Selain dihadiri oleh semua arsiparis sejumlah 15 orang, bimtek ini juga dihadiri oleh 6 pejabat struktural di bidang kearsipan serta perwakilan dari perangkat daerah yang menjadi juara II pada lomba kearsipan tingkat Pemerintah Kota Yogyakarta tahun 2017. Perwakilan dari perangkat daerah tersebut adalah Kelurahan Ngampilan, Bagian Tata Pemerintahan, UPT Budhi Dharma dab badab Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Yogyakarta Bimbingan Teknis ini dibuka oleh Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Wahyu Hendratmoko, SE, MM. Dalam kesempatan tersebut Wahyu Hendratmoko menyatakan bahwa pelaksanaan bimtek ini berfungsi sebagai wahana penyegaran serta ajang peningkatan kompetensi bagi arsiparis. Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga menyatakan bahwa wacana ke depan pengelolaan kearsipan dan tertib arsip dihaapkan dimasukkan dalam salah satu indikator penilaian untuk tunjangan kinerja (tukin) di Pemerintah Kota Yogyakarta. Sehingga diharapkan indikator penilaian untuk tunjangan kinerja nantinya adalah kedisiplinan sasaran kinerja pegawai (SKP), penyerapan anggaran serta pengelolaan kearsipan dan tertib arsip di semua perangkat daerah.   Mengingat wacana kedepan tentang pengelolaan arsip yang akan menjadi salah satu unsurtukin maka berbanggalah insan kearsipan Kota Yogyakarta, saat yang kita nanti  akan tiba,  saat dimana  bidang kearsipan tidak lagi dipandang sebelah mata, saat dimana kearsipan tidak dipandang remeh. Ayo insan kearsipan Pemda Kota Yogyakarta bangkitkan semangatmu, tunjukkan kerjamu bahwa apa yang kau kerjakan selama ini teryata bermanfaat.   Oleh : Suminarti

Menurut Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang pengawasan kearsipan bahwa pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Dengan adanya kebijakan pengawasan kearsipan di Tingkat Pusat, maka Pemerintah  Kota Yogyakarta melalui Lembaga Kearsipan Daerah menindaklanjuti peraturan tersebut. Hal ini telah dilakukan oleh Pemerintah Kota Yogyakarta melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dengan menyusun rancangan Peraturan Walikota tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan bagi Lembaga Kearsipan Daerah dan pencipta arsip/Perangkat Daerah Pengawasan Kearsipan perlu dilakukan dalam rangka menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar dalam penyelenggaraan kearsipan. Latar belakang dilaksanakan pengawasan kearsipan adalah adanya permasalahan antara lain : Penumpukan arsip di sembarang tempat Sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat, tepat dan lengkap. Pengelolaan arsip yang belum sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan sehingga menjadi masalah kearsipan yang sangat komplek Adanya arsip yang hilang yang mengakibatkan hilangnya asset Negara Dengan adanya pengawasan diharapkan permasalahan tersebut dapat diminimalisir. Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah setiap perangkat daerah dapat menganggarkan sendiri dalam kegiatan pengelolaan arsip, pengadaan sarana dan prasarana kearsipan yang disesuaikan dengan Peraturan Walikota tentang Standardisasi Harga Barang Jasa Pemerintah, dan diharapkan setiap SKPD dapat memanfaatkan sarana dan prasaran sesuai dengan peruntukannya. Rencana Peraturan Walikota tentang pengawasan kearsipan ini salah satunya diusulkan bahwa hasil pengawasan kearsipan dapat menjadi tolok ukur dalam pengukuran tunjangan kinerja pegawai. Untuk merealisasikan hal tersebut perlu adanya dukungan dari perangkat daerah terkait , antara lain : BPKAD, BKPP, Inspektorat, bagian Organisasi, Bagian Hukum dan pengambil kebijakan, sehingga dengan adanya dukungan dari perangkat daerah dan pengambil kebijakan maka pengawasan kearsipan dapat terlaksana dengan baik.   Oleh Sudarmiyati

Dunia perpustakaan memiliki hari istimewanya, yaitu Hari Kunjung Perpustakaan yang jatuh pada tanggal 14 September. Sebagaimana  hari-hari istimewa lainnya yang dijadikan penyemangat atau motivasi, perpustakaan semestinya menatap secara positif hari istimewanya. Oleh karena itu, bertepatan dengan hari kunjung perpustakaan pada tanggal 14 September 2017, Perpustakaan Kota Yogyakarta menyelenggarakan berbagai kegiatan dalam upaya mengingatkan kembali masyarakat akan arti penting perpustakaan. Adapun bentuk kegiatan tersebut antara lain:  Festival Literasi: Workshop Kepenulisan Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Rabu-Kamis, 13-14 September 2017 pukul 13.00-17.00 WIB di Ruang Pertemuan Lantai 2 DPK Kota Yogyakarta, berupa pelatihan kepenulisan yang diikuti oleh siswa-siswa tingkat SLTP sejumlah 50 orang. Materi diisi dengan pelatihan membuat artikel layak terbit dan literasi informasi berbasis TI dengan menghadirkan narasumber Drs. ST. Kartono, M.Hum dan Heri Abi Burrachman, MIP. Semarak Hari Kunjung Perpustakaan Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Kamis, 14 September 2017 di Perpustakaan Kota Yogyakarta, mulai jam buka (08.00 WIB) sampai dengan jam tutup layanan (20.00 WIB). Kegiatan berupa penjelasan/sosialisasi kepada masyarakat  akan arti penting perpustakaan untuk dimanfaatkan. Menyambut hari kunjung perpustakaan, pada hari tersebut petugas akan memberikan pelayanan istimewa kepada pengunjung dengan menyediakan welcome drink and snack, serta doorprize menarik. Diskusi Komunitas  Kegiatan dilaksanakan pada hari Kamis, tanggal 14 September 2017 pukul 08.00-11.00  WIB di Ruang Pertemuan Lantai 2 DPK Kota Yogyakarta, berupa forum sarasehan antar pengelola perpustakaan sekolah dasar dalam upaya mendukung Gerakan Literasi Sekolah melalui Pojok Baca Kelas. Adapun narasumber diskusi ini adalah Septi Suciati, S.Pd.SD (Kepala SDN Golo Yogyakarta) dan Anna Nurhayati, S.I.Pust (Pengelola Perpustakaan SD Muhammadiyah Sapen Yogyakarta) Upacara Bendera Pemerintah Kota Yogyakarta Dalam Rangka Memperingati Hari Kunjung  Perpustakaan Tahun 2017 Dilaksanakan pada hari Senin, 18 September 2017 di Halaman Balaikota Yogyakarta dan diikuti oleh segenap jajaran pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Upacara ini juga akan diisi dengan pembagian hadiah lomba perpustakaan sekolah tingkat SD/MI dan Lomba Perpustakaan Khusus di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta Tahun 2017. Seminar Regional Perpustakaan Khusus Dilaksanakan pada hari Rabu, 20 September 2017 pukul 08.00-13.00 WIB di Ruang Arjuna Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Seminar ini mengambil tema Efektifitas Manajemen Pengelola Perpustakaan Khusus di Lingkungan Organisasi Perangkat Daerah Kota Yogyakarta untuk Mempercepat Terwujudnya Pencapaian Visi Kota Yogyakarta sebagai Pusat Pelayanan Jasa yang Berdaya Saing Kuat dengan Keynote Speech: Drs. H. Haryadi Suyuti (Walikota Yogyakarta) dan narasumber Drs Lasa HS, M.Si (Ka. Perpustakaan UMY) dan Moh. Mursyid M.IP, (Pengelola Perpustakaan Khusus Dinas Perindagkop DIY). Adapun peserta seminar ini adalah para pengelola perpustakaan khusus/instansi di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar mengadakan studi komparasi  tentang sistem informasi Kearsipan ke Dinas Perpustakaan  dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Kamis, 7 September 2017. Rombongan dari Kota Blitar tersebut sebanyak 15 orang yang terdiri dari  Asisten Administrasi  Umum Setda Kota Blitar, Kepala Dinas Pepustakaan  dan Kearsipan, Kepala Dinas Kominfo, Kepala BPKAD,  serta pejabat struktural,  dan staf. Rombongan yang dipimpin oleh Asisten Administrasi Umum Setda Kota Blitar Drs. EC. Setija Basuki ini diterima oleh Kepala Bidang Perlindungan, Penyelamatan, Data dan Informasi Arsip, Nursigit Edi Putranta, SIP di ruang Arya.                 Dalam sambutannya, Setija Basuki  menjelaskan bahwa kedatangan rombongan dari Kota Blitar  adalah untuk studi  orientasi dan menambah wawasan tentang  teknis   informasi kearsipan yang ada di Kota Yogyakarta. Kegiatan studi orientasi ini dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan informasi kearsipan dengan  berbasis website berupa aplikasi SIKD yang akan diterapkan di Kota Blitar.                 Nursigit  dalam sambutan penerimaannya mengucapkan terimakasih karena Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dipilih untuk menjadi tempat studi orientasi. Dikatakan bahwa Kota Yogyakarta sudah menggunakan berbagai aplikasi untuk pengelolaan kearsipan, antara lain pengendalian surat elektronik, e-office, mariska, dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS).  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta juga mengembangkan berbagai layanan kearsipan untuk masyarakat yaitu Rosita untuk memperbaiki arsip yang rusak, Amarta untuk layanan alih media arsip masyarakat, Arsita untuk penyelamatan dan pemulihan  arsip dari bencana, serta Paramita yaitu penjagaan arsip vital milik pemerintah.                 Setelah sesi tanya  jawab rombongan diajak wisata arsip mulai dari ruang pamer arsip (Pamela), ruang Layanan (Luna), ruang transit, ruang pengolahan, depo arsip inaktif, depo arsip statis, ruang vaulting, dan ruang Rosita (restorasi arsip).

Dengan menggunakan batik warna ungu, rombongan pegawai Fakultas Psikologi UGM hari Selasa 5 September 2017 melakukan kunjungan sekaligus magang di Arsip Jogja untuk belajar tentang pengelolaan arsip dinamis dan arsip inaktif, khususnya dalam penyerahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Rombongan datang sekitar pukul  08.00 secara bersamaan. Berkenan hadir menyambut adalah Kepala Bidang Perlindungan Penyelamatan Data dan Informasi Arsip Nur Sigit Edi Putranto, SIP dan Kepala Bidang Pengelolaan dan Pengembngan Kearsipan Rudi Firdaus MM MSi beserta jajaran dan kunjungan ini berakhir sekitar pukul 14.00 WIB Meskipun Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan Fakultas Psikologi mempunyai bidang tugas yang berbeda, tetapi arsip yang dihasilkan pada  sekretariat mempunyai beberapa kesamaan, misalnya arsip kepegawaian, arsip keuangan dan arsip barang. Demikian juga dalam pengelolaan arsip mahasiswa khususnya bagian akademik juga memiliki kemiripan dengan pengelolaan arsip data siswa yang oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah diwujudkan  dalam aplikasi ( ABIASA) . Dalam hal aplikasi surat Fakultas Psikologi bahkan sudah lebih maju, karena penomoran sudah dilakukan dengan otomatis, masing-masing unit pengolah bisa mengambil nomor tanpa repot harus datang ke sekretariat. Semoga dengan kunjungan ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan khususnya cluster arsip dan Fakultas Psikologi UGM bisa saling  belajar dan berbagi ilmu untuk pengelolaan arsip yang lebih baik di kemudian hari.   oleh : Muhammad Hilkham

Penyelenggaraan pelayanan publik yang baik merupakan harapan semua pihak Namun demikian, saat ini masih banyak dijumpai kelemahan dalam pelayanan publik oleh aparatur pemerintah sehingga belum dapat memenuhi kualitas yang diharapkan masyarakat. Hal ini ditandai dengan masih adanya berbagai keluhan masyarakat yang disampaikan melalui media massa. Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, sebagaimana diamanatkan dalam Undang‑undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2000 tentang Program Pembangunan Nasional (PROPENAS) adalah dengan penyusunan indeks kepuasan masyarakat sebagai tolok ukur untuk menilai tingkat kualitas pelayanan. Di samping itu, data indeks kepuasan masyarakat akan dapat menjadi bahan penilaian terhadap unsur pelayanan yang masih perlu perbaikan dan menjadi pendorong setiap unit penyelenggara pelayanan untuk meningkatkan kualitas pelayanannya. Mengingat pentingnya penyusunan indeks kepuasan masyarakat seperti yang tersebut di atas, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta pada tahun 2017 menyelenggarakan kegiatan penyusunan indeks kepuasan masyarakat. Penyusunan indeks kepuasan masyarakat ini juga bertujuan untuk mengetahui tingkat kinerja secara berkala sebagai bahan untuk menetapkan kebijakan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan perpustakaan selanjutnya. Adapun unsur-unsur yang diukur dalam pengukuran indeks kepuasan masyarakat berdasarkan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 74 Tahun 2014 tentang Pedoman Pengukuran Survey Kepuasan Masyarakat meliputi kesesuaian persyaratan pelayanan, kemudahan prosedur pelayanan, jangka waktu penyelesaian pelayanan, biaya/tarif yang ditetapkan, kesesuaian hasil pelayanan dengan ketentuan yang ditetapkan,  kemampuan petugas dalam memberikan pelayanan, perilaku petugas dalam memberikan pelayanan, Kesesuaian standar pelayanan, serta tindak lanjut penanganan pengaduan, saran dan masukan. Setelah dilakukan survey terhadap pemustaka pada bulan Agustus 2017, diperoleh angka IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat) sebesar 77,822. Angka tersebut menunjukkan bahwa mutu pelayanan Perpustakaan pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta termasuk dalam kategori B dengan kinerja unit pelayanan termasuk Baik. Indeks kepuasan masyarakat ini mengalami kenaikan dari tahun 2016 yaitu sebesar 74,76. Hal ini menunjukkan bahwa masyarakat pemustaka menilai bahwa secara umum layanan Perpustakaan Kota Yogyakarta telah terselenggara dengan baik dengan tingkat kepuasan masyarakat yang mengalami kenaikan dari tahun sebelumnya.