Penyelamatan arsip merupakan bagian dari tugas pokok Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Kota Yogyakarta. Salah satu bentuk kegiatan penyelamatan arsip dilaksanakan dengan adanya kegiatan restorasi arsip. Restorasi arsip merupakan suatu upaya memperbaiki arsip dengan tujuan untuk memperpanjang umur simpan arsip sehingga masih tetap bisa diakses informasinya dan dimanfaatkan. Tahun 2017 Dinas Perpustakaan dan kearsipan Kota Yogyakarta telah menambah salah satu bentuk layanan kearsipan, yakni restorasi arsip, dalam hal ini masih sebatas pada arsip tekstual. Restorasi arsip ditujukan kepada masyarakat Kota Yogyakarta terutama untuk arsip-arsip milik personal. Sosialisasi layanan restorasi arsip ini telah dilaksanakan pada bulan Maret sampai dengan April tahun 2017. Salah satu warga masyarakat Kota Yogyakarta yang telah memanfaatkan layanan restorasi arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Tejo Pramono Negoro warga Kecamatan Danurejan. Warga tersebut datang ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta karena arsip-arsip pribadinya sebagian mengalami kerusakan akibat di makan rayap. Arsip-arsip tersebut merupakan arsip vital terkait dengan pendidikan dan karier pekerjaannya, diantaranya adalah ijazah dari SD sampai dengan Diploma III, Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai, Surat Perjanjian terkait Kontrak Pegawai dan lain sebagainya. Arsip rusak yang diterima Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta kemudian direstorasi oleh arsiparis. Restorasi arsip ini dilakukan tanpa dipungut biaya. Selama proses restorasi masyarakat diperbolehkan melihat hasil arsip yang telah diperbaiki dengan memberikan contoh beberapa hasil restorasi arsip. Selain itu Dinas Perpustakan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta  juga berbagi “ilmu” kepada masyarakat mengenai langkah-langkah guna penyelamatan dan pelindungan arsip ketika terjadi kerusakan arsip akibat dimakan rayap, yang meliputi : Membersihkan arsip dari kotoran menggunakan air bersih; Menyemprotkan larutan alkohol/etanol 70% ke seluruh permukaan arsip secara merata; Mengurai lembaran arsip secara hati-hati; Mengeringkan arsip menggunakan kipas angin di dalam ruangan yang tidak terkena sinar matahari langsung Dengan layanan restorasi arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dapat meningkatkan peran sertanya untuk membantu masyarakat dalam menyelamatkan dan melindungi arsip vital yang mereka miliki.   oleh : Haeriah

Salah satu daya dukung keberhasilan penyelenggaraan pendidikan dan pembelajaran di sekolah adalah perpustakaan sekolah. Selain sebagai jantung sekolah, perpustakaan sekolah berfungsi sebagai tempat pelejitan jiwa, khususnya untuk anak didik. Perpustakaan dapat menjadi wahana pembangun motivasi anak-anak dalam pencapaian cita-citanya. Untuk itu keberadaan perpustakaan perlu mendapat perhatian yang lebih, baik dalam penyelenggaraan, pengelolaan, hingga peningkatan kompetensi pengelolanya. Kondisi pengelola perpustakaan sekolah tingkat dasar di Kota Yogyakarta sangat bervariasi. Sebagian dari mereka telah memiliki basis kompetensi pengetahuan perpustakaan, pendidikan, atau pelatihan, namun sebagian lagi tidak. Menyadari bahwa tanpa sumber daya manusia yang berkualitas, penyelenggaraan perpustakaan tidak dapat berjalan dengan baik, pada tahun anggaran 2017 Dinas  Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyelenggarakan kegiatan Pelatihan Pengelola Perpustakaan Sekolah  tingkat SD/MI se-Kota Yogyakarta. Kegiatan ini dilaksanakan antara tanggal 22 – 25 Agustus 2017 dan terbagi dalam 2 angkatan. Sejumlah 30 pengelola perpustakaan SD/MI, baik swasta maupun negeri, mengikuti pelatihan angkatan I, sedangkan angkatan II diikuti oleh 31 peserta. Materi pelatihan pada tahun ini difokuskan pada pengolahan bahan pustaka dan manajemen perpustakaan berbasis aplikasi SLiMS (Senayan Library Management System). Dengan pelatihan ini diharapkan pengelolaan perpustakaan sekolah di tingkat dasar akan lebih efektif dan profesional.

Tiga kali  Arsip Kota Yogyakarta meraih prestasi sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Terbaik Nasional tingkat Nasional. Tahun 2013, 2016, 2017  Arsip Kota Yogyakarta di bawah naungan Dinas Perpustakaan dan Kearispan masuk dalam jajaran LKD Terbaik di Indonesia. Pemilihan LKD Terbaik Nasional merupakan program dari ANRI sebagai instansi pembina yang bertujuan memberikan penghargaan dan apresiasi kepada LKD yang telah melaksanakan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan standar kearsipan. Selain itu juga memberikan motivasi kepada LKD kabupaten/kota untuk dapat mengikuti jejak LKD yang telah berprestasi. Pada tahun 2017 ini Arsip Yogyakarta kembali masuk jajaran LKD Terbaik Nasional Tahun 2017. Tahapan demi tahapan dalam proses pemilihan LKD Terbaik Nasonal telah dilalui mulai dari Penunjukan oleh BPAD DIY, Pengumpulan Instrumen, Verifikasi Lapangan yang dilakukan oleh Tim Penilai, Presenatsi oleh Kepada LKD dihadapan Tim Penilai hingga puncaknya adalah Malam Penganugerahan ANRI Award pada tanggal 17 Agustus di Hotel Pantai Indah Jaya, Ancol, Pademangan, Jakarta.  Pada kesempatan itu, Wakil Walikota Yogyakarta, Heroe Poerwadi berkenan menerima penghargaan didampingi oleh Kepala LKD Kota Yogyakarta yaitu Wahyu Hendratmoko. Penghargaan diberikan oleh MENPAN dan RB, Asman Abnur dan diterima oleh Wakil Walikota Yogyakarta Heroe Poerwadi. Dalam momen yang bersamaan MenPAN dan RB menyampaikan pesan dalam sambutannya bahwa keberhasilan kinerja suatu lembaga bisa dilihat dari penataan arsipnya, kalo arsipnya bener, maka kerjanya bener, tidak berantakan dan tidak menyebabkan kerugian negara. Sementara Kepala ANRI, Mustari Irawan menyampaikan pesan bahwa arsip akan menentukan nasib bangsa. Mengabaikan arsip menyebabkan hilangnya sejarah. Wakil Walikota Yogyakarta, Heroe Poerwadi juga berpesan kepada DPK Kota Yogyakarta untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi dalam artian digitalisasi arsip agar lebih mudah diakses oleh siapapun, dimanapun dan kapanpun dengan tanpa mengabaikan keamanan dan akses arsip. Sementara Plt. DPK, Wahyu Hendratmoko , mengatakan bahwa raihan prestasi Arsip Kota Yogyakarta tidak lepas dari kerja keras seluruh jajarannya dan tentunya dukungan dari Jajaran Pemerintah Kota  Yogyakarta. Selain itu juga diungkapkan bahwa, perjuangan DPK tidak sampai hanya berhenti meraih prestasi, tetapi justru harus berjuang lebih keras sehingga dapat meningkatkan pelayanan publik lebih baik lagi. Wahyu Hendratmoko menyampaikan rasa  terima kasihnya kepada semua pihak yang telah berkontribusi dan mendukung upaya yang telah dilakukan oleh Arsip Kota Yogyakarta. Melalui bidang kearsipan pihaknya telah  ikut andil memberikan prestasi bagi Pemerintah Kota Yogyakarta dan membanggakan bagi masyarakat Kota Yogyakarta.   oleh : Sri Suhartini

Dalam satu minggu hari kerja ini Arsip Jogja, kekedatangan tamu dari dua Dinas Kearsipan yang berbeda. Meskipun berbeda keduanya mempunyai tujuan yang sama yaitu ingin belajar tentang pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Yang pertama adalah kunjungan rombongan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Natuna pada Senin 14 Agustus 2017. Kunjungan ini sangat mendadak karena awalnya kunjungan mereka hanya akan menimba ilmu perpustakaan, tetapi setelah mendapat informasi bahwa arsip Jogja memiliki pengelolaan arsip yang bagus maka rombongan yang dipimpin Kepala Dinas Basri dan staf Diko. Membayangkan Kepulauan Natuna Propinsi Kepulauan Riau yang terletak jauh diujung utara Indonesia, tentu perjuangan mereka untuk memperoleh ilmu tentang pengelolaan arsip patut diapresiasi. Yang kedua adalah kunjungan dari Dinas Kearsipan Kabupaten Banyumas pada hari Jumat 18 Agustus 2017. Kunjungan ini merupakan rekomendasi dari salah seorang staf dinas tersebut yang pernah melakukan orientasi langsung ke arsip Jogja.Rombongan yang terdiri Bambang Irianto, Wiyati Dwi M, Febriana NC dan Rinto Jalu. Setelah mendapatkan paparan tentang profil arsip Jogja dan melakukan tour de arsip dari ruang layanan hingga ruang pameran, kedua rombongan tamu tersebut merasa puas dan merasa harus melakukan benchmarking supaya pengelolaan arsip mereka semakin baik dan benar.

Tanpa diduga dan tanpa disangka-sangka ternyata bahwa Lembaga Kearsipan Daerah Kota Yogyakarta, telah dilirik oleh daerah-daerah lain termasuk dari negara tetangga yang baru saja melepaskan diri dari NKRI, yaitu Negara Republik Demokratik Timor Leste Kementerian Solidaritas Sosial. Mereka sangat tertarik dengan dunia kearsipan dan sempat memperlajari tentang manajemen administrasi perkantoran yang diselenggarakan Yogya Executive School, yaitu suatu lembaga pendidikan dan pelatihan yang bergerak di bidang pengembangan sumber daya manusia dan implementasi teknologi informasi. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta terutama bidang kearsipan merupakan tempat kunjungan dan observasi lapangan yang dipilih, dan kunjungan ini sangat berkesan bagi mereka, hal ini akan terus berlanjut bahkan mereka menawarkan kepada kita untuk membimbing dan mengajari kearsipan di negara Timor Leste tersebut. Dengan menggunakan bahasa Indonesia yang agak sedikit bercampur dengan bahasa mereka dari Negara Timor Leste namun dapat dipahami, kalau mereka yang sudah agak tua masih dapat berkomunikasi dengan bahasa Indonesia, dan ternyata memang mereka sangat tertarik dan mengagumi hasil-hasil yang telah dicapai melalui arsip.....karena mereka juga berpikir jauh ke depan tentang apa saja yang nantinya mereka tinggalkan kepada anak cucu mereka kelak kalau tidak ada bukti yang berupa arsip. Oleh karena itu, ke depan akan kami kirimkan lagi mahasiswa-mahasiswa untuk belajar di Kota Yogyakarta terutama yang berhubungan dengan dunia kearsipan, demikian tutur kata dari Ketua Rombongan Mr. Antonium, bahkan lebih jauh suatu saat nanti mereka akan mengajak kita untuk memberikan bantuan pengajaran dan pembinaan kearsipan dinegaranya, dan mereka juga menceritakan tentang keadaan negaranya pada saat sekarang ini walaupun sejarah pernah mencatat bahwa kita dulu pernah merupakan bagian dari NKRI dan sekarang sudah melepaskan diri namun mereka masih  menganggap kita adalah Saudara Tua.....negara kami (Timor Leste) berupaya semampu kami dan sampai saat ini untuk tidak akan pernah mengajukan utang / pinjaman dana ke negara lain maupun kepada Bank Dunia, demikian penjelasan Mr. Antonium saat kita berdiskusi ria...tapi kalau ada negara lain atau Bank Dunia ingin memberikan bantuan sukarela dan Cuma-Cuma ya akan kami terima.....ini menunjukan bahwa walaupun masih dikatakan negara baru dan mungkin juga masih sangat memerlukan perhatian dan pembangunan di negara nya namun mereka tetap berupaya untuk tidak memberatkan anak cucu mereka kelak, dan itulah manfaatnya arsip.....karena dengan arsip besok anak cucu kita yang akan menilai kita pada saat ini apa dan bagaimana yang kita kerjakan dan mana hasilnya.... Jangan sampai nanti suatu saat kelak, anak cucu kita akan menuntut kita tentang hasil pekerjaan kita yang pada saat sekarang ini kita kerjakan tanpa hasil bahkan meninggalkan beban dan utang pada negara lain yang begitu banyak, sehingga kita hanya menjadi penonton di negara nya sendiri..... Belajarlah dari Arsip, sehingga kita dapat melihat kehidupan di masa lalu untuk mencapai cita-cita kehidupan di masa yang akan datang.....   oleh Irwan Ismail

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia telah mewacanakan tentang penerapan lima hari sekolah SD dan SMP, yaitu peningkatan efektifitas pembelajaran anak pada hari Senin sampai dengan Jumat. Sedangkan pada hari Sabtu dan Minggu anak-anak akan mendapatkan hari libur. Wacana tersebut di tingkat Kota Yogyakarta sudah mulai diterapkan pada tahun pelajaran 2017-2018. Libur anak didik bersama keluarga pada hari Sabtu-Minggu dimaknai oleh Perpustakaan Kota Yogyakarta sebagai waktu yang efektif untuk diisi dengan kegiatan yang bersifat positif dan edukatif. Sebagai alternatif, pada hari Sabtu anak-anak dapat mengunjungi perpustakaan untuk membaca buku atau menikmati fasilitas lain yang disediakan di sana. Menangkap hal ini, Perpustakaan Kota Yogyakarta menyelenggarakan program SASKIA, yaitu Sabtu Seru di Perpustakaan Kota Yogyakarta. Bentuk kegiatan pada program SASKIA ini bervariasi, mulai dari sekedar permainan seru dengan anak-anak, pengenalan buku dan perpustakaan pada anak-anak, pembacaan buku cerita oleh pustakawan, hingga pemberian kuis yang berkaitan dengan perpustakaan yang tentunya diikuti dengan pemberian hadiah (doorprize). Program SASKIA ini diselenggarakan setiap hari Sabtu antara pukul 09.00 – 13.00 WIB dan terbuka bagi semua anak-anak yang berkunjung ke Perpustakaan Kota Yogyakarta.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, pada hari Selasa,  25 Juli 2017 di RR Bima (Ruang Utama Atas) pukul 09.00 WIB menyelenggarakan Kegiatan Apresiasi Kearsipan bagi Pimpinan Perangkat Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta,  yang dihadiri lebih dari 120 orang peserta dan dalam kesempatan tersebut Wahyu Hendratmoko, SE,MM Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) menyampaikan bahwa Pemerintah Kota Yogyakarta sudah memiliki Peraturan Daerah Kota Yogyakarta nomor 3 Tahun 2017 tentang Penyelenggaran Kearsipan. Selanjutnya dengan adanya amanat Perda maka telah disusun  17 perwal. Beberapa perwal sudah direvisi dan ditandatangani Bapak Walikota , ada yang masih di bagian hukum dalam proses legaldrafting, 2 buah Jadwal Retensi Arsip (JRA) masih dimintakan rekomendasi dari ANRi . dan sisanya masih dalam proses pembahasan internal.     Asisten Umum Sekda Kota Yoyakarta Dra. MK. Poncosiwi, menyampaikan bahwa DPK telah mengikuti lomba LKD terbaik tingkat nasional dan menjadi juara pada tahun 2013 dan tahun 2016. Tahun 2017 DPK juga mengikuti lomba yang sama dan mohon doanya agar menjadi peringkat pertama. Terkait dengan adanya perda tentang kearsipan bu asisten menegaskan bahwa yang perlu digarisbawahi adalah Siapa melaksanakan apa? unit kerja melakukan apa?, Unit pengolah itu apa saja?,Unit Kearsipan itu mana saja? Arsip dinamis itu tugasnya siapa? Tugas dan kewajiban LKD apa saja? Karena semua itu ada ketentuan pidananya sehingga mohon dilaksanakan dengan sebaik baiknya     Beliau mencontohkan bahwa arsip adalah bukti otentik yaitu dengan ditemukan foto launching di propinsi DIY, Pemkot dapat membuktikan kerjasama yang telah dilakukannya Oleh karena itu dokumen foto sangat penting untuk diarsipkan dengan baik guna melihat sejarahnya, dan yang terakhir ibu Asisten berharap dengan adanya Pembangunan TIK, beban kerja pegawai dapat berkurang dan masalah kekurangan SDM dapat teratasi karena tiap bulannya pasti ada pegawai negeri yang purna tugas.     Ibu Suminarsih SS. M Hum, Kasubdit Daerah II C. Sebagai Narasumber Utama dari ANRI menyampaikan bahwa Kota Yogyakarta berbeda dengan LKD yang lain, LKD Kota Yogya sering menanyakan kekuranganya dan ingin memperbaikinya. Dengan Judul presentasi : KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KEARSIPAN, beliau menyampaikan bahwa pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan adalah UU NOMOR 43 TAHUN 2009 tentang Kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh SDM, Prasarana dan sarana serta sumberdaya lainnya. Yang termasuk Sumber daya manusia kearsipan adalah arsiparis dan sdm yang memiliki kompetensi dan profesionalitas dibidang kearsipan     Saat ini perlindungan dan penyelamatan arsip sangat penting karena arsip yang rusak butuh biaya yang tidak sedikit  untuk memperbaikinya. Penyelamatan arsip juga meliputi penyelamatan pasca perubahan kelembagaan. Dimana ada lembaga/SKPD yang digabung/dibubarkan, juga penyelamatan arsip krn bencana , dimana pemerintah harus berkoordinasi dengan propinsi dan BNPB     Di akhir pemaparannya, ibu suminarsih menyampaikan visi ANRI yang mendukung Program Nawacita Pemerintahan Presiden Jokowi yang ke 2 yaitu membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya.     Program prioritas ANRI adalah GERAKAN NASIONAL SADAR TERTIB ARSIP (GNSTA) yaitu upaya untuk meningkatkan kesadaran lembaga negara dan pemerintah daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan organisasi, sumber daya manusia kearsipan, sarana prasarana, pengelolaan arsip dan pendanaan kearsipan. GNSTA meliputi: tertib kebijakan, tertib organisasi kearsipan, tertib SDM kearsipan, tertib sarana prasarana kearsipan, tertib pengelolaan arsip dan tertib pendanaan   Sebelum diskusi tanya jawab ibu Sri Supartiyati Kasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, DPK menyampaikan materi tentang tindak lanjut Perda nomor 3 tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan  Perda Nomor 3 tahun 2017 tentang kearsipan meliputi Pengelolaan Arsip, Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyusutan, Pengelolaan Arsip Vital, Sarana Prasarana, Perlindungan dan Penyelamatan, Pengembangan dan Pengawasan, Organisasi Profesi dan Peran Serta Masyarakat. Sedangkan perwal yang telah disususn meliputi: Peraturan Walikota nomor 35 tahun 2017 tentang Pedoman Tata Kearsipan, Peraturan Walikota nomor 35 tahun 2017 tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Peraturan Walikota nomor 48 tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif, Peraturan Walikota nomor 34 tahun 2017 tentang Pedoman Alih Media Arsip, Peraturan Walikota nomor 48 tahun 2017 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, serta Peraturan Walikota nomor 46 tahun 2017 tentang Pedoman Standarisasi Sarana Prasarana Setelah acara diskusi tanya jawab selesai, maka kegiatan apresiasi kearsipan ini ditutup dengan menghasilkan beberapa kesimpulan yang antara lain berupa semakin meningkatnya kesadaran tertib arsip bagi  pimpinan SKPD terhadap arsip, hal ini dapat dibuktikan dengan kehadiran peserta yang diikuti oleh Pimpinan SKPD tersebut.   oleh : Sri Rahayu, S.Pd

Senin 31 Juli 2017 merupakan hari terakhir Suwarjo masuk kerja di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Tidak lain karena tanggal 1 Agustus 2017 ia sudah memasuki masa purna tugas atau pensiun. Meskipun tinggal satu hari masuk kerja, dia tetap menunjukkan semangat bekerja terbukti dengan kehadirannya pagi itu seperti biasa kurang lebih jam 07.00 WIB. Jika kita mengukur jauhnya tempat tinggalnya yang ada di Klaten atau kurang lebih 1 jam perjalanan, kita akan sulit membayangkan beratnya jalan yang harus ditempuh setiap harinya. Rasa kantuk yang mendera setelah seharian bekerja, bahkan terkadang musim hujan lebat yang harus dilalui sepanjang jalan, belum termasuk resiko motor yang mungkin macet, ban bocor dan sepanjang jalan dari Yogya ke Klaten yang terkenal macet. Inilah hari-hari yang harus dilalui olehnya. Pada apel pagi  Senin hari terakhir, dia menyampaikan ucapan terimakasih kepada Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan atas bimbingannya selama ini dan kepada sesama rekan pegawai.  Tak lupa permohonan maaf atas segala kesalahan dan kekhilafan yang baik yang disengaja maupun tidak disengaja. Arsiparis ini telah menghabiskan 32 tahun hidupnya untuk mengabdi di Pemerintah Kota Yogyakarta. Ia telah merasakan suka dukanya bekerja di berbagai, mulai dari kelurahan hingga terakhir di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Maka layaklah ketika dia mendapat hadiah kenaikan pangkat IV/a  diakhir masa purnanya sebagai bentuk hadiah atas perjuangannya selama ini. Selamat berkarya di masyarakat pak Warjo.   oleh : Muhammad Hilkham

Sesuatu yang tidak terduga terjadi pada hari Kamis 27 Juli 2017. Utusan dari Library of Congress United States of America perwakilan Indonesia Arifin Pramono ditemani Zoe Mclaughlin mahasiswa jurusan Perpustakaan Universitas Colorado Amerika Serikat datang pada jam 14.50 WIB di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta di Ngampilan. Perlu pembaca ketahui bahwa Library of Congress letaknya berada tepat di belakang gedung kongress Amerika tempat pelantikan Presiden Amerika dilangsungkan.   Kedatangan utusan ini tidak lain untuk menerima 4 (empat) buku karya arsiparis Pemerintah Kota Yogyakarta yang ditulis tahun 2016. Ke empat buku tersebut adalah 1.      Wagimin Sang Maestro Blangkon 2.      Subardjo HS Sang Maestro Keroncong dari Kotagede 3.      Sujud Penarik Pajak Rumah Tangga 4.      SH Mintardja Legenda Silat dari Tanah Jawa Ke empat buku tersebut diberikan kepada Arifin Pramono sebanyak 7 ekslempar untuk dipajang tidak hanya di library of congress tetapi juga di (6) enam perpustakaan Universitas terkemuka di Amerika. Sayangnya Arifin tidak menyebutkan universitas mana yang akan menerima buku karya arsiparis kota Yogyakarta ini. Sungguh amat mmembanggakan karya arsiparis Kota Yogyakarta yang sebelumnya dinilai sangat sederhana ternyata menjadi materi yang dipilih untuk dipajang di perpustakaan terkemuka di Amerika. Sangat mungkin terjadi para mahasiswa peneliti dan penentu kebijakan di negara uncle sam tersebut membaca buku karya arsiparis Kota Yogyakarta ini.Teruslah berkarya arsiparis Pemerintah Kota Yogyakarta, dalam sepi yang berharga menelorkan karya yang tiada ternilai harganya. oleh : M. Hilkham

Setelah melaksanakan tugas sebagai narasumber dengan topik Kebijakan Kearsipan Pemerintah Pusat kepada Pemerintah Daerah dalam Apresiasi Kearsipan Bagi Pejabat Struktural Perangkat Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta, Suminarsih SS. .M.HUM berkenan berkunjung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta di Ngampilan Pada hari Selasa, 25 Juli 2017 tepat pukul 13.00 WIB beliau datang di komplek arsip Ngampilan. Meskipun Suminarsih SS. .M.HUM asli Jogja (beliau dulu tinggal di sekitar Dongkelan Bantul) tetapi ternyata baru pertama kali ini ia datang ke Arsip Kota Jogja. Tentu kunjungan ini menjadi sesuatu yang istimewa bagi Suminarsih SS. .M.HUM., karena baginya datang ke Jogja seperti pulang kampung. Setelah berbincang sejenak di ruang tamu dan mendapat penjelasan tentang MARISKA (Membaca Asip lewat layar kaca),  Kasubdit Daerah II C Direktorat Kearsipan Daerah II Arsip Nasional Republik Indonesia tersebut dengan ditemani arsiparis Irwan Ismail dan Nunuk DHS serta Kasie Data Informasi dan JIKN Muhammad Hilkham menyempatkan untuk melihat ruangan dari record center ruang transit ruang in aktif ruang statis dan ruang rosita. Tidak hanya melihat ruangannya saja tetapi juga melihat  khazanah arsip yang ada. Seperti khazanah arsip SH Mintarja Di Ruang vaulting ia juga melihat penyimpanan arsip aset. Suminarsih SS. .M.HUM ingin melihat bagaimana arsip Kota Yogyakarta mendukung kegiatan penyimpanan arsip aset tersebut. Dan setelah melihat ruang vaulting beliau puas karena ruang vaulting sudah memenuhi kriteria dalam penyimpanan arsip aset. Suminarsih SS. .M.HUM juga mendapat penjelasan tentang kegiatan PARAMITA yang bermuara pada penyimpanan arsip aset ini. Diakhir kunjungan yang bersangkutan melihat ruang pamer (PAMELA). Terlihat raut muka senang saat ia melihat variatifnya khasanah arsip yang dipamerkan. Tidak lupa yang bersangkutan berpesan bahwa penanganan dan perawatan arsip memang mebutuhkan biaya yang mahal, karena memang arsip menyipan informasi mahal harganya.   oleh : Bapak Muhammad Hilkham

Gubernur terpilih DKI Jakarta Anies Baswedan, berkunjung ke sejumlah tempat di Daerah Istimewa Yogyakarta. Salah satunya Dinas Perpustakaan & Kearsipan Kota Yogyakarta yang berada di Jalan Letdjen Suprapto tepatnya di Kecamatan Ngampilan Kota Yogyakarta. Anies Baswedan datang di Dinas Perpustakaan & Kearsipan Kota Yogyakarta ternyata tanpa direncana. Beliau ternyata berkenan melihat-lihat ke ruang depo statis, dan ruang arsip vital, beliau ditemani Bapak Hilkham dan teman – teman arsiparis dari Dinas Perpustakaan & Kearsipan Kota Yogyakarta. Di ruang statis Anies Baswedan menyempatkan untuk melihat koleksi arsip  budayawan SH Mintarja dan melihat koleksi arsip foto tidak ketinggalan beliau juga melihat ruang vaulting untuk melihat arsip vital Pemerintah Kota Yogyakarta. Setelah berkunjung sebentar di Dinas Perpustakaan & Kearsipan Kota Yogyakarta, Anies melanjutkan perjalanan yang telah dijadwalkan. Yaitu mengunjungi penataan pemukiman di bantaran Sungai Winongo yang sebelumnya mendatangi rumah dinas Wali Kota Yogyakarta. "Pak Anies ke Sungai Winongo untuk belajar penataan sungai,"   oleh Sri Handayani

Dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan perpustakaan  sekolah dasar/MI di wilayah Kota Yogyakarta, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyelenggarakan Lomba Perpustakaan Tingkat SD/MI Tahun 2017. Target kegiatan ini adalah terpilihnya 3 perpustakaan sekolah tingkat SD/MI terbaik kategori negeri dan swasta. Penilaian terhadap aktivitas perpustakaan dilakukan baik secara administrasi maupun penyelenggaraan perpustakaan sekolah dan kegiatan kepustakawanan. Tahapan lomba meliputi penilaian berkas lomba dan verifikasi lapangan ke perpustakaan sekolah. Berdasarkan pokok-pokok penyelenggaraan Lomba Perpustakaan Sekolah Tingkat SD/MI se-Kota Yogyakarta Tahun 2017, dewan yuri menetapkan pemenang lomba ini sebagai berikut: Kategori SD Negeri JUARA NAMA SEKOLAH ALAMAT NILAI I SD N Golo JL. Golo, Batikan Baru Yk 895 II SD N Ungaran 1 Jl. Serma Taruna Ramli No. 3 Yk 885 III SD N Tegalrejo I JL. Bener No. 40 Yk 883       Kategori SD Swasta JUARA NAMA INSTANSI ALAMAT NILAI I SD Muh. Sapen JL. Bimokurdo 33 SapenYk 958 II SD IT Luqman Al Hakim JL. Timoho Gg. Delima No. 2 Yk 950 III SD Muh. Wirobrajan3 Gg. Gatotkaca No. 19 Yk 931       Selanjutnya hadiah, tropy, dan sertifikat akan diserahkan pada saat apel bersama di Halaman Balaikota Yogyakarta pada bulan September 2017 bertepatan dengan Hari Kunjung Perpustakaan

Dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan perpustakaan khusus/instansi di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyelenggarakan Lomba Perpustakaan Khusus/Instansi se-Kota Yogyakarta Tahun 2017. Berdasarkan pokok-pokok penyelenggaraan Lomba Perpustakaan Khusus/Instansi se-Kota Yogyakarta Tahun 2017, Dewan Yuri menetapkan pemenang lomba tersebut sebagai berikut: Kategori :Dinas, Badan, Sekretariat Dewan, Inspektorat, RSUD PERINGKAT NAMA INSTANSI NILAI   1 Dinas Pariwisata Kota Yogyakarta 912 2 RSUD Kota Yogyakarta 910 3 Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta 811   Kategori :Bagian, BPBD, Kantor Kesbang PERINGKAT NAMA INSTANSI NILAI   1 Bagian Protokol Setda Kota Yogyakarta 764 2 Bagian Organisasi Setda Kota Yogyakarta 529 3 Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta 517   Kategori :Kecamatan              PERINGKAT NAMA INSTANSI NILAI   1 Kecamatan Kotagede 582 2 Kecamatan Danurejan 572 3 Kecamatan Umbulharjo 505   Kategori :Puskesmas PERINGKAT NAMA INSTANSI NILAI   1 Puskesmas Jetis 736 2 Puskesmas Kotagede 1 658 3 Puskesmas Pakualaman 583   Kategori :Kelurahan PERINGKAT NAMA INSTANSI NILAI   1 Kelurahan Ngupasan 805 2 Kelurahan Muja Muju 729 3 Kelurahan Mantrijeron 654   Selanjutnya hadiah, trophy, dan sertifikat akan diserahkan pada saat apel bersama di Halaman Balaikota Yogyakarta pada bulan September 2017 bertepatan dengan Hari Kunjung Perpustakaan

Dalam rangka memperingati hari Arsip, yang jatuh pada tanggal 18 Mei, maka Pemerintah Kota Yogyakarta, dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta selalu aktif mengadakan lomba kearsipan antar Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terbagi menjadi 4 Katagori dan diantaranya adalah katagori penilaian pada puskesmas. Sebenarnya pada awal tahun di bulan Februari, Maret, oleh para arsiparis yang mendampingi beberapa OPD termasuk puskesmas telah memberikan sosialisasi, mendampingi bahkan membantu kegiatan pengelolaan kearsipannya, dan kemudian pada tahap selanjutnya pada akhir bulan April sampai dengan awal bulan Mei dilaksanakan kegiatan penilaian lomba kearsipan antar OPD/Unit Kerja, yang dimulai dengan memberikan quesioner (instrumen) yang wajib di isi oleh semua OPD/Unit Kerja sesuai dengan kegiatan kearsipan yang telah dilaksanakannya, kemudian dilanjutkan dengan verifikasi / uji petik di lapangan dengan mencocokan hasil  pengisian   quesioner   (instrumen)   dengan   keadaan    yang   sebenarnya. Nah setelah melaksanakan kegiatan verifikasi data / uji petik langsung di OPD/Unit kerja, maka data tersebut kemudian diolah yang pada akhirnya dapat ditentukan OPD/Unit Kerja mana yang tertinggi nilainya yang menjadi juara sesuai tingkat penilaian, dan dari  hasil penilaian tersebut, maka Puskesmas Jetis meraih juara satu katagori puskesmas dengan menyisihkan 18 Puskesmas dan 1 RS. Pratama. Bagaimana dan  mengapa  Puskesmas   Jetis   dapat  menjadi  juara  1, berikut  ulasannya   .             Pertama adalah secara umum pengelolaan kearsipan telah dilaksanakan dengan baik dan sempurna, baik dari awal penciptaan arsip, pengagendakan / pencatatan surat masuk maupun keluar, penataan isi berkas, daftar isi berkas, penataan lembar disposisi dan kartu kendali telah dilaksanakan dengan baik dan sempurna bahkan pimpinan telah mencantumkan target tanggal penyelesaian pada kolom tanggal penyelesaian.   Bahkan Puskesmas Jetis telah melaksanakan kegiatan aplikasi dengan menggunakan SIM Pengendalian Surat secara elektronik yang memudahkan dalam hal penemuan surat serta secara otomatis dapat diketahui sampai sejauh mana surat tersebut ditindaklanjuti. Begitu pula dengan penyimpanan arsip vital berupa arsip rekam medis, dalam waktu dekat akan disimpan dalam roll’opack, dan data-data yang tertuang dalam arsip rekam medis tersebut telah dimasukan dalam SIM Penyimpanan Arsip Rekam Medis yang nantinya akan terkoneksi dengan Laptop yang digunakan oleh dokter yang secara bersamaan memeriksa si pasien. Jadi ke depan dokter yang memeriksa seorang pasien hanya cukup melihat data yang sudah terekam / terkoneksi melalui arsip rekam medis melalui data yang telah tersimpan dalam SIM tersebut. Kedua mengenai pengolahan arsip in-aktif juga telah diolah dan ditata dalam boks dan disimpan pada rak arsip walaupun cuman sederhana namun sudah sesuai dengan standart minimal penyimpanan kearsipan, selain itu juga tersedia buku peminjaman arsip yang lengkap dan khusus dipergunakan hanya untuk meminjam arsip yang dicatat secara rapi dan teratur serta menurut kronologis waktu (hari, tanggal arsip itu dipinjam dan kembali tanggal berapa serta siapa yang bertanggungjawab).  Dan yang ketiga adalah perhatian dan komitmen dari pimpinan Puskesmas Jetis yang telah memasukan anggaran pembelian roll’opack untuk menyimpan arsip rekam medis, sebagai sarana penyimpanan arsip yang sangat vital dan selalu dibutuhkan oleh pasien (warga masyarakat) apabila memerlukan arsipnya  untuk berobat.   Demikian sekilas info mengenai Puskesmas Jetis sebagai Puskesmas terbaik kesatu Lomba Kearsipan Katagori Puskesmas Tingkat Kota Yogyakarta   oleh : Bapak Suwarjo

Dalam rangka menjalin tali silaturahmi dan keakraban diantara seluruh pegawai dan karyawan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyelenggarakan kegiatan Syawalan Keluarga Besar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dan Dharma Wanita Persatuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta disertai dengan kegiatan pelepasan purna tugas dan pamitan calon jamaah haji. Acara diselenggarakan pada hari Jum’at tanggal 7 Juli 2017 pukul 13.00 WIB sampai selesai bertempat di halaman kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta bidang Kearsipan di Jl. Letjend Suprapto No 33 A Ngampilan Yogyakarta. Kegiatan syawalan, pelepasan purna tugas dan pamitan calon jamaah haji ini dihadiri oleh seluruh jajaran personil Dinas Perpustakaan & Kearsipan Kota Yogyakarta dari PLt. Kepala Dinas, pejabat struktural, pejabat fungsional, staf, tenaga teknis, satpam, dan cleaning service. Selain itu acara ini juga turut mengundang Ketua Dharma Wanita Persatuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dan anggota yang terdiri dari para istri pns Dinas Perpustakaan & Kearsipan, tamu undangan Bp. Subardjo tokoh seniman keroncong dan Bp. Wagimin tokoh pengrajin blangkon yang dahulu pernah menjadi narasumber dalam penelusuran arsip seniman dan budayawan. Dalam acara syawalan dibacakan ikrar syawalan yang intinya dengan menyampaiakan permohonan maaf dan pemberian maaf dengan diwakili oleh salah seorang pejabat struktural yaitu Ibu Gandes Ambarwati dan diterima oleh PLt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, kemudian dilanjut dengan hikmah syawalan yang diisi oleh salah satu pejabat struktural yaitu Bp. H Muhammad Hilkham, A.Md. dan diakhiri dengan salam-salaman seluruh peserta acara. Acara selanjutnya yaitu pelepasan purna tugas Suwarjo yang adalah seorang Arsiparis Penyelia yang telah malang melintang mengabdi di Pemerintah Kota Yogyakarta selama 31 tahun 5 bulan. Pada acara ini Suwarjo menyampaiakan riwayat pekerjaan selama menjalankan tugas di Pemerintah Kota Yogyakarta dengan berbagai pengalaman bidang kegiatan yang akhirnya hingga purna tugas sebagai Arsiparis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dengan jabatan Arsiparis Penyelia dengan Pangkat Pembina IV/a. Acara yang terakhir adalah pamitan calon jamaah haji dari dua orang karyawan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta yaitu Nunuk Dwi Hastuti dan Nunun Zulaika yang pada kesempatan tahun 2017 ini akan menjalankan ibadah haji. Dalam acara ini kedua calon jamaah haji tersebut menyampaikan kata pamitan kepada seluruh rekan-rekan karyawan-karyawati dan jajaran Dharma Wanita Persatuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta.   oleh : Bapak Sapto Wasono