Senin 00/00/0000 00:00 WIB |
oleh
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
ADA SAGITA DI DISPERTARU
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta pada bulan Februari 2019 melaksanakan kegiatan SAGITA (Satuan Tugas Arsip Kota Yogyakarta) yaitu inovasi kegiatan pendampingan ke OPD/Unit Kerja dalam pengelolaan arsip dinamis. Metode pelaksanaan Sagita tahun ini adalah “man to man” pendampingan/mentoring
Latar belakang metode ini adalah karena kesalahpahaman OPD dan Arsiparis dalam kegiatan SAGITA. OPD berharap dalam kegiatan tersebut arsipnya akan ditata oleh arsiparis DPK. Jika DPK menatakan arsip OPD, maka arsip pemerintah kota tidak akan selesai tertatanya. Karena kurangnya tenaga arsiparis yang ada dan volume arsip OPD yang sangat banyak. Setelah kegiatan sagita pun, arsip OPD akan kembali tidak tertata karena SDM kearsipannya tidak paham dalam menatanya.
Metode sagita diubah dari “volume” sebagai patokan diganti dengan “man” sebagai tujuan pendampingan. Karena siapa yang menciptakan arsip, dialah yang harus menatanya. DPK berfungsi sebagai mentor/pendamping.
Kali ini Dinas yang beruntung mendapatkan pendampingan adalah Dinas Pertanahan dan Tata Ruang (DISPERTARU). Kegiatan di koordinatori oleh Sugeng Purnomo dibantu oleh 10 orang arsiparis handal yaitu : Sapt Wasono , M Dedik Zakaria, Astuti Ika Marta, Sri Handayani, Suminarti , Tri Umi Setyawati, Tri Maratun, Lastini, Eni Sulastri dan Wima Narulita.
Jumlah tim yang diturunkan sesuai dengan jumlah Unit Kearsipan yang ada di Dispertaru. Dispertaru mempunyai struktur : 3 bidang dengan 1 bidang terdiri dari 3 seksi. Sedangkan di sekretariat ada 2 sub bag yaitu sub bag keuangan dan subag umum dan kepegawaian.
Kegiatan mulai dengan survey tanggal 28 Januari 2019 ke Dispertaru untuk mengetahui: jumlah Unit Pengolah dan Unit Kearsipan yang ada, Pengelola arsip di UP dan UK, Jenis arsip yang tercipta, Volume arsip yang ada, Sarana prasarana yang dibutuhkan, Tempat pengolahan saat pelaksanaan dan Waktu pelaksanaan.
Arsip arsip yang diciptakan Dispetaru sangat penting seperti arsip pembelian tanah, arsip-arsip sengketa dan lain-lain namun volume arsipnya belum begitu banyak karena Dispertaru merupakan dinas yang baru dibentuk tahun 2017. Namun ada juga arsip dari dinas lain yang harus dikelola dan menjadi tanggung jawabnya karena fungsinya masih melekat di Dispertaru.
Dilanjutkan dengan kegiatan entry meeting pada tanggal 13 Februari 2019 untuk membuat Kesepakatan Bersama Kegiatan Sagita. Dimana di dalam kesepakatan tersebut dijelaskan kewenangan masing-masing pihak. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memberikan bimbingan, Dipertaru menyediakan SDM pengelola arsip, sarana prasarana, tempat pengolahan dan menentukan waktu pelaksanaan.
Pelaksanaan Sagita di Dispertaru dilaksanakan pada tanggal 18-21 Februari 2019 dengan rincian kegiatan sebagai berikut: di Hari ke-1 Pendampingan tentang Pengolahan arsip aktif, tujuannya : agar arsip aktif setelah kegiatan sagita dapat diteruskan dan ditata dengan benar, output yang diharapkan adaah daftar arsip aktif dan daftar isi berkas
Di Hari ke-2 dan ke-3 pendampingan difokuskan pada Pengolahan arsip inaktif. Tujuannya agar arsip inaktif terdaftar dan dapat disusutkan. Output yg harus dicapai yaitu daftar arsip inaktif. Sedangkan di Hari ke-4 pembuatan Berita Acara pemindahan arsip dari UP ke UK perlu diberikan pendampingan agar arsip inaktif dapat dipindahkan sesuai prosedur. Sehingga langkah pengolahan arsip berikutnya yaitu penyusutan dapat dilaksanakan (tidak terhenti)
Close meeting merupakan bagian yang penting dalam kegiatan sagita karena di dalam close meeting itu merupakan evaluasi pelaksanaan kegiatan dimana perlu disampaikan temuan kendala dan hambatan di tiap UP maupun UK dan pemberian solusi terhadap pemecahan masalahan yang ada.
Di akhir Kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan wajib membuat laporan yang akan menjadi pedoman yang harus ditindaklanjuti oleh OPD agar kekurangan dalam pengelolaan arsip dapat penuhi sehingga penataan arsipnya menjadi lebih baik. Sedangkan bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Laporan tersebut berfungsi sebagai dasar pendampingan dan monitoring pelaksanaan pengelolaan arsip selanjutnya dan pengambil kebijakan makro dalam pengelolaan arsip lingkup pemerintah kota.